EGT - ¿Qué son los buzones?

1. ¿Qué son y para qué sirven?

Los buzones son un contenedor de servicios de tramitación interadministrativa (EACAT Tràmits), agrupados por ámbitos temáticos, orgánicos o funcionales, a los que añades un determinado número de usuarios. Así es como los usuarios añadidos en el buzón pueden acceder, consultar y editar todos los trámites de los servicios.

Por tanto, el sistema de buzones está diseñado para simplificar la gestión de los accesos a estos servicios y mejorar la organización interna, aunque es opcional y es el gestor de la entidad quien lo administra (activa, crea, desactiva y elimina buzones).

Para activar los buzones , tienes que ir a General > Propiedades > Usar buzones en la entidad

Al activar los buzones, aparece su cuota en la entidad, que representa el número máximo de buzones permitidos.

2. ¿Cuándo es aconsejable utilizarlas?

La organización en buzones es recomendable para entidades con un elevado volumen de tramitación y un gran número de usuarios, ya que permite tener una organización clara, mejorando la gestión de los accesos a los servicios y la eficiencia de la entidad. Este tipo de organización permite que los usuarios sólo vean los servicios de los buzones a los que están asignados, aunque comporta una inversión inicial de tiempo y gestión.

Para entidades con pocos usuarios y con una política interna de acceso a la información abierta y sin restricciones, se recomienda prescindir del sistema de buzones . Sin embargo, es importante tener en cuenta que en este caso, todo el mundo tendrá acceso a todos los servicios sin restricciones.

Antes de crear la organización en buzones para tu entidad, es esencial dedicar tiempo a reflexionar sobre los siguientes aspectos:

• ¿Quieres que todos los usuarios de tu entidad puedan gestionar todos los servicios?
  • En caso afirmativo , no necesitas utilizar el sistema de buzones.
  • En caso negativo , ¿qué lógica deben seguir y qué organización deben reflejar los buzones?

3. ¿Qué tipos hay?

Hay 2 tipos de buzones:

El buzón global que se crea automáticamente, una vez se activan los buzones en una entidad, y que tiene una serie de características que lo diferencian del resto:

• Se crea automáticamente y no se puede eliminar manualmente.
• Hay una sólo por entidad.
• Contiene todos los servicios específicos y genéricos de la entidad tanto actuales como futuros.
• Inicialmente, no tiene ningún usuario asignado. Es necesario asignarlos.

Los demás buzones concretos que se crean posteriormente con una cierta lógica organizativa.

4. ¿Cómo las activas y desactivas en tu entidad?

Para activar los buzones , accede a General > Propiedades > y activa el interruptor Usar buzones en la entidad . A continuación, te aparecerá la cuota de buzones que corresponde a tu entidad, la cual determina el máximo de buzones que puedes crear, según las especificaciones de la administración de EACAT.

Cuando activas los buzones, se crea el buzón global, que incluye todos los servicios sin usuarios añadidos y puedes crear los buzones concretos para añadir usuarios, servicios y, en su caso, unidades organizativas.

Para desactivar los buzones , accede a General > Propiedades > y desactiva el interruptor Usar buzones en la entidad . Es importante tener en cuenta que esto afectará a toda la organización y el sistema de trabajo establecido hasta el momento; aunque siempre se puede recuperar la organización anterior volviendo a activar los buzones.

Recuerda que cuando desactivas los buzones todos los usuarios de la entidad tienen acceso total a los servicios.

5. ¿Qué hacer cuando las activas?

Cuando activas los buzones, aparece la sección Buzones en el menú del Espacio del gestor de la administración de EACAT Trámites, y la subsección Buzones dentro de las secciones Usuarios y Servicios .

Dentro de la sección Buzones se crea automáticamente el buzón global, donde encontrarás todos los servicios de tu entidad y ningún usuario añadido. Si quieres añadir alguno, debes saber que verá y podrá trabajar en todos los servicios. Recuerda que el buzón global tiene una serie de peculiaridades que se explican en el punto 3 .

Antes de crear la organización en buzones de tu entidad, es crucial dedicar tiempo a pensar en su lógica y estructura. Una vez que tengas claro esto, crea y gestiona los buzones:

• Crea los buzones concretos que consideres necesarios para que los diferentes usuarios de tu entidad trabajen en los distintos ámbitos temáticos a los que pertenecen los servicios.
• Asigna los servicios correspondientes.
• Añade los usuarios.
• Si es necesario, asigna unidades organizativas (UO).

Recuerda que sólo podrás crear buzones concretos hasta alcanzar la cuota de buzones asignada a tu entidad.

6. ¿Cómo creas o eliminas un buzón?

Para crear un buzón:

1. Accede al Espacio del gestor desde Administración settings > EACAT Trámites
2. Dirígete a la sección de Buzones .
3. Pulsa el botón Crear buzón y asígale un nombre.

Si más adelante deseas cambiar o modificar el nombre, selecciona el buzón y haz clic en el icono ... > Editar nombre

Para eliminar un buzón:

1. Accede al Espacio del gestor desde Administración settings > EACAT Trámites
2. Dirígete a la sección Buzones
3. Selecciona un buzón determinado
4. Pulsa Eliminar buzón en el icono “...”

Ten en cuenta que eliminar un buzón tiene importantes implicaciones, ya que supone la desvinculación de los servicios y usuarios asociados. Además, una vez eliminada, no se puede recuperar la información anterior.

Recuerda que el buzón global no puede eliminarse.

7. ¿Cómo añades usuarios y asignas servicios?

Puedes añadir usuarios y asignar servicios a un buzón de dos formas: individualmente o mediante la importación de un archivo.

Para añadir usuarios a un buzón individualmente:

1. Accede al Espacio del gestor desde Administración settings > EACAT Trámites > Buzones
2. Selecciona el buzón al que quieres añade los usuarios.
3. Selecciona Usuarios account_circle .
4. Busca al usuario por el nombre y apellidos.
5. Activa el interruptor del usuario.

Repite este proceso para cada usuario que quieras añadir al buzón.

Para asignar servicios a un buzón individualmente:

1. Accede al Espacio del gestor desde Administración settings > EACAT Trámites > Buzones
2. Selecciona el buzón al que quieres asignar los servicios.
3. Selecciona Servicios y expande la información del buzón concreto para que puedas visualizar mejor los servicios y los distintos filtros.
4. Busca el servicio por el título.
5. Activa el interruptor del servicio.

Repite este proceso para cada servicio que desees asignar al buzón.

La opción de importar usuarios y servicios es más recomendable para buzones con una gran cantidad de usuarios y/o servicios. Te explicamos cómo hacerlo en el punto 8.

8. ¿Puedes importar usuarios y servicios?

La importación de usuarios en un buzón puede resultar muy útil para tu entidad, especialmente si el buzón tiene un gran volumen de usuarios.

Hay dos situaciones clave a tener en cuenta: la importación en el buzón global , donde sólo es necesario importar a los usuarios, ya que este buzón contiene todos los servicios automáticamente; y la importación a un buzón concreto , donde es necesario importar tanto los usuarios como los servicios necesarios.

Para importar usuarios a un buzón , sigue estos pasos:

1. Accede a Administración settings > EACAT Trámites > Buzones
2. Selecciona el buzón en el que quieres importar los usuarios.
3. Pulsa el icono ... > Importar usuarios
4. Selecciona uno de los archivos: Usuarios o Usuarios sin añadir . Decide cuál de ellos quieres utilizar:
   • Usuarios , se descarga una plantilla vacía de nombre usuarios-bustia-ejemplo.csv , para llenar con el Identificador y el Nombre de cada usuario.
   • Usuarios sin asignar , se descarga una plantilla de nombre usuarios-bustia-disponible.csv con todos los usuarios que no están en el buzón; para cada usuario tenemos el ID (NIF o NIE) y el Nombre (nombre y apellidos).
5. Descarga la plantilla correspondiente.
6. Prepara una de sus plantillas. Sólo se permiten archivos CSV y separados por punto y coma (;). Recuerda que debes dejar la primera línea sin modificar, con los nombres de los campos que te vienen por defecto.
7. Sube el archivo preparado con los datos de importación y automáticamente los verás en el listado de buzones.
8. Revisa el resumen de importación para asegurarte de que todo se ha cargado correctamente.

Para importar servicios a un buzón que has creado, sigue estos pasos:

1. Accede a Administración settings > EACAT Trámites > Buzones
2. Selecciona el buzón en el que quieres importar los Servicios
3. Pulsa el icono ... > Importar servicios
4. Selecciona uno de los archivos: Servicios o Servicios sin asignar . Decide cuál de ellos quieres utilizar:
   • Servicios , se descarga una plantilla vacía de nombre servicios-bustia-ejemple.csv , para llenar con el Código_servicio y N om_servicio-
   • Servicios sin asignar , se descarga una plantilla de nombre servicios-bustia-disponible.csv con todos los servicios que no están en el buzón; para cada servicio tenemos el Código_servicio (código funcional), Nombre_servicio (título del servicio), Tema_servicio y Subtema_servicio .
5. Descarga la plantilla correspondiente.
6. Prepara una de sus plantillas. Sólo se permiten archivos CSV y separados por punto y coma (;). Recuerda que debes dejar la primera línea sin modificar, con los nombres de los campos que te vienen por defecto.
7. Sube el archivo preparado con los datos de importación y automáticamente los verás en el listado de buzones.
8. Revisa el resumen de importación para asegurarte de que todo se ha cargado correctamente.

9. ¿Cómo puedes exportarte usuarios y servicios?

Puedes descargarte la relación de usuarios o la relación de servicios en Administración settings > EACAT Trámites > sección Buzones > seleccionas un buzón determinado > icono ... > Exportar usuarios o Exportar servicios en un archivo .csv.

Selecciona el buzón deseado y exporta el listado de usuarios o servicios que contiene, aplicando previamente los filtros que necesites.

El archivo .csv tiene por nombre usuarios-bustia-XX.csv os erveis-bustia-XX.csv.

Campos del archivo de usuarios del buzón:

• Id, que es la identificación del usuario dentro de EACAT.
• Identificador, qué es el número de identificación personal del usuario.
• Nombre, que es el nombre del usuario.

Campos del archivo de servicios del buzón:

• Código_servicio, que es el código identificativo del servicio.
• Nombre_servicio, que es el título del servicio.
• Tema_servicio, ámbito temático dentro del cual se encuadra el servicio.
• Subtema_servicio, ámbitos subtemáticos en los que se divide un tema.

• Abre una hoja de Excel .
• Coloca el cursor en la primera celda.
• En el menú, selecciona Datos > Obtener datos > De un archivo > De texto/CSV .
• Busca en tu ordenador y selecciona el archivo .csv.
• Pulsa el botón Importar .
• Aparecerá una pantalla con todos los datos del archivo. Pulsa el botón Cargar .

10. ¿Cómo puedes exportar la lista de buzones de tu entidad?

Puedes descargarte la relación de buzones desde Administración settings > EACAT Trámites > sección Buzones > icono ... > Exportar buzones en un archivo .csv. Previamente selecciona los filtros que necesites para acotar el listado.

El archivo tendrá por nombre busties.csv y contendrá los siguientes campos:

• Id, es la identificación del buzón dentro de EACAT.
• Nombre del buzón.
• Usuarios, es el número de usuarios que se encuentran dentro de cada buzón.
• Servicios, es el número de servicios que se encuentran en cada buzón.
• Id_unidad_organizativa, es el número identificativo de la unidad organizativa que hay en cada buzón.
• Nombre_unidad_organizativa, que es el nombre de la unidad organizativa que haya en cada buzón.

11. ¿Cómo puedes organizar en buzones tu entidad?

La organización de la entidad en buzones es opcional y la puede activar o desactivar desde General > Propiedades > activando el interruptor Usar buzones en la entidad

Si bien esta propuesta puede ser útil, vale la pena considerar si existe otra organización que pueda funcionar mejor para tu entidad.

Para saber desde dónde partes en el EACAT actual, hemos elaborado un listado donde encontrarás los usuarios, los servicios y el promotor. Puedes acceder yendo al apartado Configuración / Usuarios / descargarte el listado Usuarios/Servicios/Promotor. Pensamos que te puede ayudar a saber qué buzones debes crear en el nuevo EACATi también a la hora de distribuir los usuarios y los servicios en los diferentes buzones creados.

Caso de uso

Has decidido organizar el acceso a los servicios de EACAT Trámites en buzones para ordenar la entidad y para que los usuarios no visualicen todos los servicios.

1. Considerando tu cuota de 30 buzones, te sugerimos crear buzones basados en una lógica temática. Crea 18 buzones , uno para cada tema en el que EACAT Tràmits categoriza sus servicios. Encuentra esta información en la Relación de Temas y subtemas en la que se pueden categorizar los servicios específicos del Catálogo de servicios de EACAT . Estos buzones son:
   • Cultura
   • Economía
   • Educación y formación
   • Emergencias. Seguridad
   • Deportes, ocio y ocio
   • Vivienda
   • Industria y energía
   • Justicia
   • Lengua y comunicación
   • Medio ambiente
   • Movilidad y transporte
   • Investigación e innovación
   • Salud
   • Servicios sociales
   • Sociedad, ciudadanía y familias
   • Territorio y paisaje. Urbanismo
   • Trabajo
   • Turismo
2. Si por las características y el volumen de tramitación de tu entidad necesitas más de 18 buzones temáticos, se aconseja disgregar los buzones con mayor volumen de tramitación en buzones subtemáticos. Por ejemplo, si el buzón de Cultura necesita subdivisión, sustituya por los subtemas de Cultura en los que están categorizados los servicios de EACAT Trámites, aumentando así el número total de buzones a 27 :
   • Cultura - Artes escénicas
   • Cultura - Archivos
   • Cultura - Bibliotecas
   • Cultura - Cine y audiovisuales
   • Cultura - Cultura popular
   • Cultura - Letras
   • Cultura - Memoria histórica
   • Cultura - Museos
   • Cultura - Música
   • Cultura - Patrimonio cultural
3. Es necesario crear un buzón para los servicios genéricos de EACAT Trámites. Este buzón lo llamamos Genérica y es necesario para que los usuarios encargados puedan redirigir las peticiones genéricas al usuario adecuado. Con ello, ya tendrás un total de 28 buzones , incluyendo las temáticas, las subtemáticas y la genérica.
   
   
4. Puedes crear otro buzón para los servicios que crees que nunca se utilizarán en tu entidad. Este buzón lo llamaremos Descartats y colocarás todos los servicios que posiblemente no tramitarás nunca, bien porque a pesar de poder tramitarlos no se utilizarán o bien porque no son destinatarios. Esto hace que hayas reducido en mucho el número de servicios a repartir entre los buzones temáticos, subtemáticos y genérico que has creado.
   
   Para saber si un servicio se ha tramitado nunca o no , puedes seleccionar la opción Exportar volumetría de tramitación desde el icono... y se descargará el listado de servicios con su volumen de tramitación (de momento, este listado te ofrece una relación de todos los servicios en fecha 24/06/2024). En el archivo serveis-tramitacio-XX.csv ., que se descargará, hay un campo que informa precisamente al respecto. Al ser un listado muy numeroso, prepáralo para la posterior importación en el buzón Descartados.
   

   Encuentra información relacionada en:

   EGT - ¿Cómo te exportas la lista de servicios de tu entidad dentro de EACAT Tràmits?
5. Sigue añadiendo servicios al resto de buzones. Puedes consultar el listado de servicios general, que puedes descargarte en el icono "...", donde están todos los servicios categorizados por un ámbito temático y subtemático. Esto te ayudará a realizar la asignación de servicios en cada uno de los buzones que te hemos propuesto. Previamente, al descargarte el listado, aplica los filtros que creas oportuno.
   
   
6. En el buzón Global , que se ha creado automáticamente, encuentras todos los servicios y ningún usuario. Por tanto, hay que añadir a los usuarios con cargos específicos (secretarios/arias, interventores/as y secretarios/arias-interventores/as) que necesitan acceso completo a los servicios. Asegúrate de incorporar también a otros usuarios que requieran acceso total.
   
   
7. En los demás buzones temáticos o subtemáticos, asigna a los usuarios que necesitan acceso a los servicios específicos de cada ámbito. No es necesario añadir usuarios del buzón global, ya que tienen acceso a todos los servicios.
   
   
8. Una vez relacionadas los 29 buzones temáticos/subtemáticos, Genérico y Descartados con el buzón Global, tienes un total de 30 buzones .
   • Cultura - Artes escénicas
   • Cultura - Archivos
   • Cultura - Bibliotecas
   • Cultura - Cine y audiovisuales
   • Cultura - Cultura popular
   • Cultura - Letras
   • Cultura - Memoria histórica
   • Cultura - Museos
   • Cultura - Música
   • Cultura - Patrimonio cultural
   • Economía
   • Educación y formación
   • Emergencias. Seguridad
   • Deportes, ocio y ocio
   • Vivienda
   • Industria y energía
   • Justicia
   • Lengua y comunicación
   • Medio ambiente
   • Movilidad y transporte
   • Investigación e innovación
   • Salud
   • Servicios sociales
   • Sociedad, ciudadanía y familias
   • Territorio y paisaje. Urbanismo
   • Trabajo
   • Turismo
   • Genérica
   • Global
9. Utiliza la sección Servicios para consultar los servicios sin buzón asignado (filtro Buzón) y asignarlos a los buzones adecuados.
   
   Recuerda que su organización tiene una lógica temática y subtemática. Puedes consultar los servicios en la sección del mismo nombre y utilizar la opción Sin buzón del filtro desplegable Buzón para visualizar los servicios que todavía no tienen buzón asignado. Añade estos servicios a los buzones correspondientes. Selecciona el icono visibility en el servicio que quieres asignar, en el que encontrarás el ámbito temático y subtemático de cada servicio, que te ayudará a decidir en qué buzón asignarlos. Para ello:
   
   
   • Ir a Servicios y selecciona el servicio
   • Accede a la subsección Buzones
   • Busca el tema o subtema en el que se encuentra el servicio
   • Asignar activando el interruptor del buzón

1. Cuando se incorpore un nuevo usuario , añádalo al buzón correspondiente según las tareas que deberá realizar:
   
   • Ve a Buzones y selecciona el buzón
   • Busca el usuario
   • Añádelo al buzón activando el interruptor