EGT - ¿Cómo organizas en buzones tu entidad?

La organización de la entidad en buzones es opcional y la puedes activar o desactivar desde General > Propiedades > activando el interruptor Usar buzones en la entidad

Si bien esta propuesta puede ser útil, vale la pena considerar si existe otra organización que pueda funcionar mejor para tu entidad.

Para saber desde dónde partes en el EACAT actual, hemos elaborado un listado donde encontrarás los usuarios, los servicios y el promotor. Puedes acceder yendo al apartado Configuración / Usuarios / descargarte el listado Usuarios/Servicios/Promotor. Pensamos que te puede ayudar a saber qué buzones debes crear en el nuevo EACATi también a la hora de distribuir los usuarios y los servicios en los diferentes buzones creados.

Caso de uso

Has decidido organizar el acceso a los servicios de EACAT Trámites en buzones para ordenar la entidad y para que los usuarios no visualicen todos los servicios.

1. Considerando tu cuota de 30 buzones, te sugerimos crear buzones basados en una lógica temática. Crea 18 buzones , uno para cada tema en el que EACAT Tràmits categoriza sus servicios. Encuentra esta información en la Relación de Temas y subtemas en la que se pueden categorizar los servicios específicos del Catálogo de servicios de EACAT . Estos buzones son:
   • Cultura
   • Economía
   • Educación y formación
   • Emergencias. Seguridad
   • Deportes, ocio y ocio
   • Vivienda
   • Industria y energía
   • Justicia
   • Lengua y comunicación
   • Medio ambiente
   • Movilidad y transporte
   • Investigación e innovación
   • Salud
   • Servicios sociales
   • Sociedad, ciudadanía y familias
   • Territorio y paisaje. Urbanismo
   • Trabajo
   • Turismo
2. Si por las características y el volumen de tramitación de tu entidad necesitas más de 18 buzones temáticos, se aconseja disgregar los buzones con mayor volumen de tramitación en buzones subtemáticos. Por ejemplo, si el buzón de Cultura necesita subdivisión, sustituya por los subtemas de Cultura en los que están categorizados los servicios de EACAT Trámites, aumentando así el número total de buzones a 27 :
   • Cultura - Artes escénicas
   • Cultura - Archivos
   • Cultura - Bibliotecas
   • Cultura - Cine y audiovisuales
   • Cultura - Cultura popular
   • Cultura - Letras
   • Cultura - Memoria histórica
   • Cultura - Museos
   • Cultura - Música
   • Cultura - Patrimonio cultural
3. Es necesario crear un buzón para los servicios genéricos de EACAT Trámites. Este buzón lo llamamos Genérica y es necesario para que los usuarios encargados puedan redirigir las peticiones genéricas al usuario adecuado. Con ello, ya tendrás un total de 28 buzones , incluyendo las temáticas, las subtemáticas y la genérica.
   
   
4. Puedes crear otro buzón para los servicios que crees que nunca se utilizarán en tu entidad. Este buzón lo llamaremos Descartats y colocarás todos los servicios que posiblemente no tramitarás nunca, bien porque a pesar de poder tramitarlos no se utilizarán o bien porque no son destinatarios. Esto hace que hayas reducido en mucho el número de servicios a repartir entre los buzones temáticos, subtemáticos y genérico que has creado.
   
   Para saber si un servicio se ha tramitado nunca o no , puedes seleccionar la opción Exportar volumetría de tramitación desde el icono... y se descargará el listado de servicios con su volumen de tramitación (de momento, este listado te ofrece una relación de todos los servicios en fecha 24/06/2024). En el archivo serveis-tramitacio-XX.csv ., que se descargará, hay un campo que informa precisamente al respecto. Al ser un listado muy numeroso, prepáralo para la posterior importación en el buzón Descartados.
   

   Encuentra información relacionada en:

   EGT - ¿Cómo te exportas la lista de servicios de tu entidad dentro de EACAT Tràmits?
5. Sigue añadiendo servicios al resto de buzones. Puedes consultar el listado de servicios general, que puedes descargarte en el icono "...", donde están todos los servicios categorizados por un ámbito temático y subtemático. Esto te ayudará a realizar la asignación de servicios en cada uno de los buzones que te hemos propuesto. Previamente, al descargarte el listado, aplica los filtros que creas oportuno.
   
   
6. En el buzón Global , que se ha creado automáticamente, encuentras todos los servicios y ningún usuario. Por tanto, hay que añadir a los usuarios con cargos específicos (secretarios/arias, interventores/as y secretarios/arias-interventores/as) que necesitan acceso completo a los servicios. Asegúrate de incorporar también a otros usuarios que requieran acceso total.
   
   
7. En los demás buzones temáticos o subtemáticos, asigna a los usuarios que necesitan acceso a los servicios específicos de cada ámbito. No es necesario añadir usuarios del buzón global, ya que tienen acceso a todos los servicios.
   
   
8. Una vez relacionadas los 29 buzones temáticos/subtemáticos, Genérico y Descartados con el buzón Global, tienes un total de 30 buzones .
   • Cultura - Artes escénicas
   • Cultura - Archivos
   • Cultura - Bibliotecas
   • Cultura - Cine y audiovisuales
   • Cultura - Cultura popular
   • Cultura - Letras
   • Cultura - Memoria histórica
   • Cultura - Museos
   • Cultura - Música
   • Cultura - Patrimonio cultural
   • Economía
   • Educación y formación
   • Emergencias. Seguridad
   • Deportes, ocio y ocio
   • Vivienda
   • Industria y energía
   • Justicia
   • Lengua y comunicación
   • Medio ambiente
   • Movilidad y transporte
   • Investigación e innovación
   • Salud
   • Servicios sociales
   • Sociedad, ciudadanía y familias
   • Territorio y paisaje. Urbanismo
   • Trabajo
   • Turismo
   • Genérica
   • Global
9. Utiliza la sección Servicios para consultar los servicios sin buzón asignado (filtro Buzón) y asignarlos a los buzones adecuados.
   
   Recuerda que su organización tiene una lógica temática y subtemática. Puedes consultar los servicios en la sección del mismo nombre y utilizar la opción Sin buzón del filtro desplegable Buzón para visualizar los servicios que todavía no tienen buzón asignado. Añade estos servicios a los buzones correspondientes. Selecciona el icono visibility en el servicio que quieres asignar, en el que encontrarás el ámbito temático y subtemático de cada servicio, que te ayudará a decidir en qué buzón asignarlos. Para ello:
   
   
   • Ir a Servicios y selecciona el servicio
   • Accede a la subsección Buzones
   • Busca el tema o subtema en el que se encuentra el servicio
   • Asignar activando el interruptor del buzón

1. Cuando se incorpore un nuevo usuario , añádalo al buzón correspondiente según las tareas que deberá realizar:
   
   • Ve a Buzones y selecciona el buzón
   • Busca el usuario
   • Añádelo al buzón activando el interruptor