ET - Què és l'Espai de tramitació?

1. Què és?

L’Espai de tramitació és el lloc on es gestionen els tràmits interadministratius de la teva entitat als quals tens accés. Els tràmits es classifiquen en diferents safates: safates de tràmits finalitzats i safates de tràmits que encara no han estat finalitzats.

2. Quins requisits necessites per accedir-hi?

Necessites tenir assignat el permís bàsic dins d’EACAT Tràmits.

3. Com pots accedir-hi?

Accedeix a EACAT > Prem la icona file_copy del menú de l’esquerra.

4. Quina estructura té?

L’Espai de tramitació inclou els elements següents:

1. Safates per organitzar els tràmits
2. Cerques favorites, per agilitzar les cerques més freqüents, i cercador per paraules i avançat amb diversos filtres.
3. Barra de filtres
4. Resultats, que és la relació de tràmits que compleixen els criteris de cerca establerts.

• Exportació de resultats, des de la icona ..., pots exportar resultats de la cerca en un arxiu .csv.

Quan selecciones un tràmit dels resultats, tens accés a la informació i opcions següents:

• Informació de l’expedient
   
  • Títol del servei
  • Emissor del tràmit
  • Núm. d’expedient en la teva entitat
  • Si fas clic en qualsevol d'aquests camps, apareix el detall de l’expedient. També hi podràs accedir des de la icona ...
• Tràmits de l’expedient, t’apareixen ordenats i amb la informació bàsica de registre (núm. de registre en la nostra entitat, data, hora i nom del tràmit)
• Informació del tràmit
   
  • Historial de tramitació low_priority , mostra els tràmits previs al seleccionat i les seves respostes.
  • Informació de registre: número, data i hora
  • Nom del tràmit
  • Detall del tràmit arrow_drop_down, amb la informació de registre següent:
     
    • De: entitat emissora del tràmit.
    • Per a: entitat receptora del tràmit.
    • Data i hora: data i hora en què s’ha registrat el tràmit en el registre corresponent.
    • Registre d’entrada:
    • Registre de sortida
    • ID expedient
    • ID tràmit
       
  • Funcions addicionals sobre el tràmit:
    • Descarregar la documentació del tràmit
    • Veure la documentació adjunta
    • Consultar l’historial de canvis d’estat de l’expedient, prement la icona 
    • Enllaç per accedir a la visualització de l'expedient a l’EACAT Clàssic.
    • Respondre, fent clic al botó que trobaràs només quan el tràmit disposi d’alguna resposta.

A més, des de la icona ..., pots accedir al detall de l’expedient:

• Informació bàsica: títol del servei i destinatari.
• Descarregar download
• Compartir group
• Veure servei visibility
• Número d’expedient en la teva entitat
• Assignar responsable

També pots fer les accions relacionades directament amb el tràmit:

• Respondre switch_access_shortcut
• Descarregar documentació download, adjunta del tràmit
• Mostrar l’historial de tramitació low_priority
• Imprimir el tràmit print

 

5. Què són les safates dels tràmits?

Les safates serveixen per organitzar els tràmits als quals tens accés. Podem agrupar-les en:

• Safates amb tràmits finalitzats:
  • Rebuts inbox, conté els tràmits que ha rebut la teva entitat, és a dir, les entrades.
  • Enviats outbox_alt, hi ha els tràmits que ha enviat la teva entitat, és a dir, les sortides.
  • Rebuts i enviats file_copy, agrupa els tràmits que ha rebut i ha enviat la teva entitat, és a dir, les entrades i les sortides.
• Safates amb tràmits pendents de finalitzar, que de moment ens envien a EACAT Clàssic perquè s’acabin de tramitar.
  • Esborranys drafts, conté els tràmits que has creat i en els quals encara estàs treballat.
  • Per signar draw, conté els tràmits pendents de signar.
  • En cua, conté els tràmits que encara no s’han completat per qüestions tècniques.

 

6. Per què serveix el cercador?

El cercador facilita l’accés ràpid als tràmits que ja has tramitat, permetent buscar de manera eficient qualsevol informació específica que necessitis.

L’Espai de tramitació disposa de dos tipus de cercador:

• El cercador bàsic search, que et permet buscar introduint paraules clau relacionades amb el tràmit que busques. Pots seleccionar que la cerca es realitzi sobre un dels camps següents: assumpte, número de registre, número d’expedient i identificador del tràmit.
• El cercador avançat tune, que et permet fer cerques més precises utilitzant diversos filtres.

Per obtenir resultats més precisos i rellevants, utilitza ambdós cercadors i els filtres de la barra de filtres.

7. Quina funció té la barra de filtres?

La barra de filtres serveix per acotar el número de resultats i facilitar-te la cerca del tràmit que necessites. A la barra de filtres hi ha la majoria de filtres disponibles en el cercador avançat, i que són:

• Període today: Inici i Fi
• Compartits amb mi group, que indica els expedients que s’han compartit amb mi.
• Responsable account_circle, és un filtre desplegable amb les opcions: tots, soc responsable i no soc responsable de l'expedient.
• Servei folder al qual pertany el tràmit.
• Emissora/Receptora/Interessada account_balance: utilitzem aquests termes per referir-nos a l'entitat implicada en un tràmit, segons la safata en què estem treballant:
  • A la safata de Rebuts, Emissora és l'entitat que envia el tràmit.
  • A la safata d'Enviats, Receptora és l'entitat que el rep.
  • A la safata de Rebuts i Enviats, Interessada és l'entitat que pot emetre o rebre el tràmit.

També pots accedir a la Cerca avançada des de la barra de filtres, on trobaràs filtres desplegables addicionals com:

• Demarcació territorial, que és l’àmbit territorial de l’entitat emissora del tràmit.
• Comarca a la qual pertany l’entitat emissora del tràmit.

Si selecciones alguna de les opcions d’aquests darrers filtres, t’apareixeran en la barra de filtres. Si no t’interessen els podràs tancar des de la mateixa barra.

 

8. Què són les cerques favorites?

Aquesta nova funcionalitat  et permet desar i accedir ràpidament a consultes de tràmits que realitzes amb freqüència. Això simplifica l'accés als tràmits recurrents, de manera que no hagis de cercar manualment cada vegada que necessites consultar un tràmit específic.

Pots guardar fins a 10 cerques. Quan arribis al màxim, si vols guardar-ne una de nou, hauràs d’esborrar-ne prèviament una de la llista.

 

9. Quines accions pots realitzar sobre els expedients?

 

Cada tràmit està associat a un expedient. Després de seleccionar un tràmit, ja sigui des de la part d’informació de l’expedient o des de la icona ..., podràs anar a la fitxa de detall de l’expedient i fer les accions següents:

• Visualitzar informació info bàsica:
  • Nom del servei
  • Destinatari
  • Número de l'expedient en la teva entitat
• Descarregar l’expedient download
• Compartir expedient group amb algun altre usuari.
• Assignar responsable account_circle
• Veure visibility la fitxa del servei

Des de la icona podràs visualitzar:

• Historial de canvis d’estat.

 

10. Quines accions pots realitzar sobre els tràmits?

En seleccionar un tràmit podràs realitzar diverses accions.

Des de la icona ..., podràs:

• Respondre, també des del tràmit.
• Descarregar documentació del tràmit download, també des del tràmit.
• Mostrar l’historial de tramitació low_priority, també des del mateix tràmit.
• Imprimir el tràmit print

Des del tràmit també podràs fer les accions següents:

•  Veure el detall del tràmit amb la informació de registre
• Descarregar / visualitzar la documentació del tràmit
• Accedir a la visualització del tràmit a l’EACAT Clàssic
• Si escau, la possibilitat de respondre al tràmit

I, des de la part esquerra, sota la informació de l’expedient, podràs:

• Veure la relació de tràmits que conformen l’expedient, amb la informació bàsica: Número, data i hora de registre, nom del tràmit i l’assumpte.

 

11. Pots exportar els resultats d'una cerca?

Sí, fent clic a la icona ... > Exportar resultats (.csv), se’t descarregarà l’arxiu result.csv
Aquest arxiu té els camps següents:

• Id_tramit
• Id_expedient
• Tramit
• Servei
• Entitat_origen
• Entitat_destinacio
• Assumpte
• Registre_entrada
• Registre_sortida
• Data