EGT - Què són les bústies?

1. Què són i per què serveixen?

Les bústies són un contenidor de serveis de tramitació interadministrativa (EACAT Tràmits), agrupats per àmbits temàtics, orgànics o  funcionals, a les quals afegeixes un determinat número d'usuaris. Així és com els usuaris afegits a la bústia poden accedir, consultar i editar totes els tràmits dels serveis.

Per tant, el sistema de bústies està dissenyat per simplificar la gestió dels accessos a aquests serveis i millorar l'organització interna, tot i que és opcional i és el gestor de l'entitat qui l'administra (activa, crea, desactiva i elimina bústies).

Per activar les bústies, has d'anar a General > Propietats > Fer servir bústies a l’entitat

En activar les bústies, apareix la seva quota a l’entitat, que representa el nombre màxim de bústies permeses.

 

2. Quan és aconsellable fer-les servir?

L’organització en bústies és recomanable per a entitats amb un volum elevat de tramitació i un gran nombre d’usuaris, ja que permet tenir una organització clara, millorant la gestió dels accessos als serveis i l'eficiència de l'entitat. Aquest tipus d’organització permet que els usuaris només vegin els serveis de les bústies a les quals estan assignats, tot i que comporta una inversió inicial de temps i gestió.

Per a entitats amb pocs usuaris i amb una política interna d'accés a la informació oberta i sense restriccions, es recomana prescindir del sistema de bústies. No obstant això, és important tenir en compte que en aquest cas, tothom tindrà accés a tots els serveis sense restriccions.

Abans de crear l’organització en bústies per a la teva entitat, és essencial dedicar temps a reflexionar sobre els aspectes següents:

• Vols que tots els usuaris de la teva entitat puguin gestionar tots els serveis?
  • En cas afirmatiu, no necessites utilitzar el sistema de bústies.
  • En cas negatiu, quina lògica han de seguir i quina organització han de reflectir les bústies?

3. Quins tipus hi ha?

Hi ha 2 tipus de bústies:

La bústia global que es crea automàticament, un cop s’activen les bústies en una entitat, i que té una sèrie de característiques que la diferencien de la resta:

• Es crea automàticament i no es pot eliminar manualment.
• N’hi ha una només per entitat.
• Conté tots els serveis específics i genèrics de l’entitat, tant actuals com futurs.
• Inicialment, no té cap usuari assignat. Cal assignar-los.

Les altres bústies concretes que es creen posteriorment amb una certa lògica organitzativa.

4. Com les actives i desactives a la teva entitat?

Per activar les bústies, accedeix a General > Propietats > i activa l’interruptor Fer servir bústies a l’entitat. A continuació, t’apareixerà la quota de bústies que pertoca a la teva entitat, la qual determina el màxim de bústies que pots crear, segons les especificacions de l’administració d’EACAT.

Quan actives les bústies, es crea la bústia global, que inclou tots els serveis sense usuaris afegits i pots crear les bústies concretes per afegir-hi usuaris, serveis i, si escau, unitats organitzatives.

Per desactivar les bústies, accedeix a General > Propietats > i desactiva l’interruptor Fer servir bústies a l’entitat. És important tenir en compte que això afectarà a tota l’organització i el sistema de treball establert fins al moment; tot i que sempre es pot recuperar l’organització anterior tornant a activar les bústies.

Recorda que quan desactives les bústies tots els usuaris de l'entitat tenen accés total als serveis.

5. Què cal fer quan les actives?

Quan actives les bústies, apareix la secció Bústies en el menú de l’Espai del gestor de l’administració d’EACAT Tràmits, i la subsecció Bústies dins de les seccions Usuaris i Serveis.

Dins la secció Bústies es crea automàticament la bústia global, on trobaràs tots els serveis de la teva entitat i cap usuari afegit. Si vols afegir-ne algun, has de saber que veurà i podrà treballar en tots els serveis. Recorda que la bústia global té una sèrie de peculiaritats que s’expliquen en el punt 3.

Abans de crear l’organització en bústies de la teva entitat és crucial dedicar temps a pensar en la seva lògica i estructura. Un cop tinguis clar això, crea i gestiona les bústies:

• Crea les bústies concretes que consideris necessàries perquè els diferents usuaris de la teva entitat treballin en els diversos àmbits temàtics als quals pertanyen els serveis.
• Assigna-hi els serveis corresponents.
• Afegeix-hi els usuaris.
• Si cal, assigna-hi unitats organitzatives (UO).

Recorda que només podràs crear bústies concretes fins assolir la quota de bústies assignada a la teva entitat.

6. Com crees o elimines una bústia?

Per crear una bústia:

1. Accedeix a l’Espai del gestor des d’Administració settings > EACAT Tràmits
2. Dirigeix-te a la secció de Bústies.
3. Prem el botó Crear bústia i assigna-li un nom.

Si més endavant desitges canviar el nom o modificar-lo, selecciona la bústia i fes clic a l'icona ... > Editar nom

Per eliminar una bústia:

1. Accedeix a l’Espai del gestor des d’Administració settings > EACAT Tràmits
2. Dirigeix-te a la secció Bústies
3. Selecciona una bústia determinada
4. Prem Eliminar bústia a la icona “...”

Tingues en compte que eliminar una bústia té implicacions importants, ja que suposa la desvinculació dels serveis i els usuaris associats. A més, un cop eliminada, no es pot recuperar la informació anterior.

Recorda que la bústia global no es pot eliminar.

7. Com hi afegeixes usuaris i  hi assignes serveis?

Pots afegir usuaris i assignar serveis a una bústia de dues maneres: individualment o mitjançant la importació d'un arxiu.

Per afegir usuaris a una bústia individualment:

1. Accedeix a l’Espai del gestor des d’Administració settings > EACAT Tràmits > Bústies
2. Selecciona la bústia a la qual vols afegeix els usuaris.
3. Selecciona Usuaris account_circle .
4. Cerca l’usuari pel nom i cognoms.
5. Activa l’interruptor de l’usuari.

Repeteix aquest procés per a cada usuari que vulguis afegir a la bústia.

Per assignar serveis a una bústia individualment:

1. Accedeix a l’Espai del gestor des d’Administració settings > EACAT Tràmits > Bústies
2. Selecciona la bústia a la qual vols assignar els serveis.
3. Selecciona Serveis i expandeix la informació de la bústia concreta perquè puguis visualitzar millor els serveis i els diferents filtres.
4. Cerca el servei pel títol.
5. Activa l’interruptor del servei.

Repeteix aquest procés per a cada servei que vulguis assignar a la bústia.

L'opció d'importar usuaris i serveis és més recomanable per a bústies amb una gran quantitat d'usuaris i/o serveis. T’expliquem com fer-ho en el punt 8.

8. Pots importar usuaris i serveis?

La importació d’usuaris a una bústia pot resultar molt útil per a la teva entitat, especialment si la bústia té un gran volum d'usuaris.

Hi ha dues situacions clau a tenir en compte: la importació a la bústia global, on només cal importar els usuaris, ja que aquesta bústia conté tots els serveis automàticament; i la importació a una bústia concreta, on cal importar tant els usuaris com els serveis necessaris.

Per importar usuaris a una bústia, segueix aquests passos:

1. Accedeix a Administració settings > EACAT Tràmits > Bústies
2. Selecciona la bústia on vols importar els usuaris.
3. Prem la icona ... > Importar usuaris
4. Selecciona un dels arxius: Usuaris o Usuaris sense afegir. Decideix quin d'ells vols utilitzar: 
   • Usuaris, es baixa una plantilla buida de nom usuaris-bustia-exemple.csv, per omplir amb l'Identificador i el Nom de cada usuari.
   • Usuaris sense assignar, es baixa una plantilla de nom usuaris-bustia-disponible.csv amb tots els usuaris que no estan a la bústia; per a cada usuari tenim l'Identificador (NIF o NIE) i el Nom (nom i cognoms).
5. Descarrega la plantilla corresponent.
6. Prepara una de les plantilles.
7. Puja l'arxiu preparat amb les dades d'importació i automàticament les veuràs en el llistat de bústies.
8. Revisa el resum d'importació per assegurar-te que tot s'ha carregat correctament.

Per importar serveis a una bústia que has creat, segueix aquests passos:

1. Accedeix a Administració settings > EACAT Tràmits > Bústies
2. Selecciona la bústia on vols importar els Serveis
3. Prem la icona ... > Importar serveis
4.  Selecciona un dels arxius:  Serveis o Serveis sense assignar. Decideix quin d'ells vols utilitzar:
   • Serveis, es baixa una plantilla buida de nom serveis-bustia-exemple.csv, per omplir amb el Codi_servei i Nom_servei-
   • Serveis sense assignar, es baixa una plantilla de nom serveis-bustia-disponible.csv  amb tots els serveis que no estan a la bústia; per a cada servei tenim el Codi_servei (codi funcional), Nom_servei (títol del servei), Tema_servei i Subtema_servei.
5. Descarrega la plantilla corresponent.
6. Prepara una de les plantilles.
7. Puja l'arxiu preparat amb les dades d'importació i automàticament les veuràs en el llistat de bústies.
8. Revisa el resum d'importació per assegurar-te que tot s'ha carregat correctament.

9. Com pots exportar-te usuaris i serveis?

Pots descarregar-te la relació d’usuaris o la relació de serveis a Administració settings > EACAT Tràmits > secció Bústies > selecciones una bústia determinada  > icona ... > Exportar usuaris o Exportar serveis en un arxiu .csv. 

Selecciona la bústia desitjada i exporta el llistat d'usuaris o serveis que conté, aplicant-hi prèviament els filtres que necessitis.

L’arxiu .csv té per nom usuaris-bustia-XX.csv o serveis-bustia-XX.csv.

Camps de l’arxiu d’usuaris de la bústia:

• Id, que és l’identificació de l’usuari dins d’EACAT.
• Identificador, què és el número d’identificació personal de l’usuari.
• Nom, que és el nom de l’usuari.

Camps de l’arxiu de serveis de la bústia:

• Codi_servei, que és el codi identificatiu del servei.
• Nom_servei, que és el títol del servei.
• Tema_servei, àmbit temàtic dins del qual s’enquadra el servei.
• Subtema_servei, àmbits subtemàtics en què es divideix un tema.

• Obre un full d'Excel.
• Col·loca el cursor a la primera cel·la.
• Al menú, selecciona Dades > Obtenir dades > D'un arxiu > De text/CSV.
• Busca al teu ordinador i selecciona l'arxiu .csv.
• Prem el botó Importar.
• Apareixerà una pantalla amb totes les dades de l'arxiu. Prem el botó Carregar.

10. Com pots exportar la llista de bústies de la teva entitat?

Pots descarregar-te la relació de bústies des d’Administració settings > EACAT Tràmits > secció Bústies > icona ... > Exportar bústies en un arxiu .csv

L’arxiu tindrà per nom busties.csv i contindrà els camps següents:

• Id,  és l’identificació dela bústi dins d’EACAT.
• Nom de la bústia.
• Usuaris, és el número d’usuaris que es troben dins de cada bústia.
• Serveis, és el número de serveis que es troben dins de cada bústia.
• Id_unitat_organitzativa, és el número identificatiu de la unitat organitzativa que hi ha a cada bústia.
• Nom_unitat_organitzativa, que és el nom de la unitat organitzativa que hi hagi en cada bústia.

11. Com pots organitzar en bústies la teva entitat?

L'organització de l'entitat en bústies és opcional i la pot activar o desactivar des de General > Propietats > activant l'interruptor Fer servir bústies a l'entitat

Si bé aquesta proposta pot ser útil, val la pena considerar si hi ha una altra organització que pugui funcionar millor per a la teva entitat.

Cas d’ús

Has decidit organitzar l'accés als serveis d'EACAT Tràmits en bústies per endreçar l’entitat i per tal que els usuaris no visualitzin tots els serveis.

1. Considerant la teva quota de 30 bústies, et suggerim crear bústies basades en una lògica temàtica. Crea 18 bústies, una per a cada tema en què EACAT Tràmits categoritza els seus serveis. Troba aquesta informació a la Relació de Temes i subtemes en què es poden categoritzar els serveis específics del Catàleg de serveis d'EACAT. Aquestes bústies són:
   • Cultura
   • Economia
   • Educació i formació
   • Emergències. Seguretat
   • Esports, lleure i oci
   • Habitatge
   • Indústria i energia
   • Justícia
   • Llengua i comunicació
   • Medi ambient
   • Mobilitat i transport
   • Recerca i innovació
   • Salut
   • Serveis socials
   • Societat, ciutadania i famílies
   • Territori i paisatge. Urbanisme
   • Treball
   • Turisme
2. Si per les característiques i el volum de tramitació de la teva entitat necessites més de 18 bústies temàtiques, s'aconsella disgregar les bústies amb més volum de tramitació en bústies subtemàtiques. Per exemple, si la bústia de Cultura necessita subdivisió, substitueix-la pels subtemes de Cultura en què estan categoritzats els serveis d'EACAT Tràmits, augmentant així el nombre total de bústies a 27:
   • Cultura - Arts escèniques
   • Cultura - Arxius
   • Cultura - Biblioteques
   • Cultura - Cinema i audiovisuals
   • Cultura - Cultura popular
   • Cultura - Lletres
   • Cultura - Memòria històrica
   • Cultura - Museus
   • Cultura - Música
   • Cultura - Patrimoni cultural
3. Cal crear una bústia per als serveis genèrics d'EACAT Tràmits. Aquesta bústia l’anomenem Genèrica i és necessària perquè els usuaris encarregats puguin redirigir les peticions genèriques a l’usuari adequat. Amb això, ja tindràs un total de 28 bústies, incloent-hi les temàtiques, les subtemàtiques i la genèrica.
   
   
4. Pots crear una altra bústia per als serveis que creus que no es faran servir mai en la teva entitat. Aquesta bústia l’anomenarem Descartats i hi col·locaràs tots els serveis que possiblement no tramitaràs mai, bé perquè tot i poder-los tramitar no es faran servir o bé perquè no en sou destinataris. Això fa que hagis reduït en molt el número de serveis a repartir entre les bústies temàtiques, subtemàtiques i genèrica que has creat.
   
   Per saber si un servei s’ha tramitat mai o no, pots seleccionar l'opció Exportar volumetria de tramitació des de la icona ... i es descarregarà el llistat de serveis amb el seu volum de  tramitació (de moment, aquest llistat t'ofereix una relació de tots els serveis en data 24/06/2024). En l’arxiu serveis-tramitacio-XX.csv., que es descarregarà, hi ha un camp que informa precisament sobre això. En ser un llistat molt nombrós, prepara’l per a la posterior importació a la bústia Descartats. 
   

   Troba informació relacionada en:

   EGT – Com t’exportes la llista de serveis de la teva entitat dins d’EACAT Tràmits?
5. Continua afegint serveis a la resta de bústies. Pots consultar el llistat de serveis general, que et pots descarregar a la icona "...", on hi ha tots els serveis categoritzats per un àmbit temàtic i subtemàtic. Això t’ajudarà a fer l’assignació de serveis en cadascuna de les bústies que t’hem proposat. Prèviament, a descarregar-te el llistat, aplica-hi els filtres que creguis oportú.
   
   
6. A la bústia Global, que s’ha creat automàticament, hi trobes tots els serveis i cap usuari. Per tant, cal afegir els usuaris amb càrrecs específics (secretaris/àries, interventors/es i secretaris/àries-interventors/es) que necessiten accés complet als serveis. Assegura't d'incorporar-hi també altres usuaris que requereixin accés total.
   
   
7. En les altres bústies temàtiques o subtemàtiques, assigna els usuaris que necessiten accés als serveis específics de cada àmbit. No cal afegir usuaris de la bústia global, ja que tenen accés a tots els serveis.
   
   
8. Un cop relacionades les 29 bústies temàtiques/subtemàtiques, Genèrica i Descartats amb la bústia Global, tens un total de 30 bústies.
   • Cultura - Arts escèniques
   • Cultura - Arxius
   • Cultura - Biblioteques
   • Cultura - Cinema i audiovisuals
   • Cultura - Cultura popular
   • Cultura - Lletres
   • Cultura - Memòria històrica
   • Cultura - Museus
   • Cultura - Música
   • Cultura - Patrimoni cultural
   • Economia
   • Educació i formació
   • Emergències. Seguretat
   • Esports, lleure i oci
   • Habitatge
   • Indústria i energia
   • Justícia
   • Llengua i comunicació
   • Medi ambient
   • Mobilitat i transport
   • Recerca i innovació
   • Salut
   • Serveis socials
   • Societat, ciutadania i famílies
   • Territori i paisatge. Urbanisme
   • Treball
   • Turisme
   • Genèrica
   • Global
9. Utilitza la secció Serveis per consultar els serveis sense bústia assignada (filtre Bústia) i assignar-los a les bústies adequades.
   
   Recorda que la teva organització té una lògica temàtica i subtemàtica. Pots consultar els serveis a la secció del mateix nom i utilitzar l'opció Sense bústia del filtre desplegable Bústia per visualitzar els serveis que encara no tenen bústia assignada. Afegeix aquests serveis a les bústies corresponents. Selecciona la icona visibility en el servei que vols assignar, on trobaràs l'àmbit temàtic i subtemàtic de cada servei, que t'ajudarà a decidir en quina bústia assignar-los. Per fer això:
   
   
   • Ves a Serveis i selecciona el servei
   • Accedeix a la subsecció Bústies
   • Cerca el tema o subtema on es troba el servei
   • Assigna'l activant l'interruptor de la bústia

1. Quan s'incorpori un nou usuari, afegeix-lo a la bústia corresponent segons les tasques que haurà de realitzar:
   
   • Ves a Bústies i selecciona la bústia
   • Cerca l’usuari
   • Afegeix-lo a la bústia activant l’interruptor