Manual del Catàleg de tràmits

El Catàleg de tràmits és el conjunt ordenat de serveis específics actius, amb els seus tràmits, que els prestadors posen a disposició dels seus destinataris perquè tingui lloc una tramitació interadministrativa electrònica.

• Prestador: són, en la majoria dels casos, els departaments de la Generalitat o els seus ens dependents així com altres administracions.
• Destinataris: els ens locals, un departament de la Generalitat, un ens dependent de la Generalitat, etc.
• Tràmit: realitzar una sol·licitud; emetre un certificat; aportar documentació, fer una resolució; informar d’un canvi d’estat, etc. El conjunt de tràmits conformen un servei específic electrònic.

És important tenir en compte que a EACAT hi ha serveis específics i serveis genèrics; i que els serveis s’estructuren en un conjunt de tràmits.

Un servei específic pot ser PRE - Subvencions retribucions a càrrecs electes 2020, el prestador del qual és el Departament de la Presidència de la Generalitat de Catalunya i els destinataris són els ajuntaments de Catalunya. Els tràmits que el componen són: sol·licitud de subvenció, aportació de documentació, justificació de subvenció, entre d’altres. En canvi, els serveis genèrics són aquells susceptibles d’utilitzar-se per qualsevol ens adherit a EACAT, com per exemple: la tramesa genèrica, el servei d’intercanvi de restistres fora de Catalunya –SIR-, etc.

També és important saber que el Catàleg és la porta d’entrada per iniciar la tramitació en línia, els tràmits que NO inicien un procediment i que, per tant, s’esdevinguin després d’aquests, caldrà anar-los a cercar a la subsecció d’Els meus tràmits, dins del flux de tramitació.

Cal dir que el Catàleg es pot visualitzar d’acord amb diferents categories: per ens pretadors; per temes i subtemes; i per tipologies dels serveis.

I, per finalitzar, cal que quedi clara l’estructuració en parts del Catàleg: el Què és? i Consells de cerca; el cercador simple i avançat; i el Catàleg de tràmits.

Només dir sobre el Qué és? i Consells de cerca que es troben a la zona inicial del Catàleg de tràmits, la qual pot mantenir-se desplegada o tancada, tant en el cas de l’explicació de les tasques principals (Què és?) com en el cas dels Consells de cerca (com cerquen els cercadors). EACAT guardarà aquesta zona tal i com l’hagi guardat la darrera vegada que s’ha treballat a la plataforma (desplegada o tancada).

Ser usuari d’EACAT, és a dir disposar d’usuari i contrasenya; o certificat electrònic que permeti entrar dins de la plataforma.

1. Accedint a EACAT, mitjançant l’usuari i contrasenya o certificat electrònic.
2. Prement Tràmits / Catàleg de tràmits.

El Catàleg de tràmits que visualitza un usuari té a veure amb l’assignació de serveis per ens i per usuaris.

L’assignació de serveis a l’ens es fa des del Consorci AOC quan es defineix un servei; i l’assignació de serveis a un usuari determinat ho fa el gestor d’usuaris de l’ens.

Amb caràcter general el Catàleg és el conjunt dels serveis específics d’EACAT. Però, cal tenir en compte que, el Catàleg de tràmits que veiem està conformat pels serveis específics per als quals la nostra entitat té permisos. Per tant, d’una banda, la visualització del Catàleg depèn dels permisos que tingui el nostre ens.

D’altra banda, cal tenir compte, també, que dos usuaris del mateix ens, amb permisos en serveis diferents, veuran el mateix en el Catàleg de tràmits, però no podran fer les mateixes accions. En el moment que anem a tramitar, només l’usuari que tingui permisos en el servei tindrà el botó verd Tramita i podrà tramitar.

Dit això, la nova versió del Catàleg permet visualitzar-lo ordenat segons 3 categories:

• Per ens prestadors, com s’ha visualitzat sempre des de la primera versió del Catàleg. Els ens prestadors són les entitats que presten el servei.
• Per temes i subtemes. Són dos categories que van relacionades entre sí. Això vol dir que primer hauré de seleccionar un tema per després seleccionar un subtema, d’entre els que li corresponen. Tenen a veure amb les matèries o àmbits temàtics en què es troba enquadrat cada servei.

• Per tipologies. Tenen a veure més amb les funcions genèriques administratives en les quals estan classificats els serveis.

Amb relació als ítems de les diferents categories (temes i subtemes; i tipologies), trobaràs aquesta informació a la FAQ sobre CT - Quines són les categories organitzatives del Catàleg de tràmits.

L’usuari pot veure tot el Catàleg sencer, però depèn de l’entitat pot arribar a ser molt llarg; per això, si es vol veure només una petita porció o només un servei, es pot fer utilitzant el cercador simple (per paraules) o avançat (per categories).

4.1 Gestió del Catàleg en El meu espai

L’usuari pot guardar la visualització del Catàleg de tràmits en la secció de Configuració i, concretament, en la subsecció El meu espai, on posa Catàleg vista per defecte. De manera que quan entri com a usuari, en aquella entitat o en qualsevol altre de la qual en sigui usuari, es mantingui la mateixa classificació de serveis.

Un mateix usuari que treballa en molts ens podrà seleccionar amb un xec com vol veure el Catàleg a tots els ens; o, també, podrà escollir com el vol veure en cadascun dels ens en els quals treballi ( pot ser que en un ens li interessi veure els serveis classificats per tema i subtema; i en un altre ens li interessi veure el Catàleg classificat per tipologies).

Un servei d’EACAT ve definit per un prestador –ens o organisme que l’ofereix a la resta d’ens-. Normalment, són els departaments de la Generalitat, però també poden ser prestadors els ens locals, els ens parlamentaris i d’altres ens.

Cal saber que els serveis poden ser específics o genèrics. Els primers són aquells que apareixen al Catàleg de tràmits; que els ha definit, concretament, un prestador; i que estan conformats per un conjunt de tràmits que s’adrecen a un conjunt d’ens destinataris. Els segons són aquells que estan definitis perquè puguin utilitzar-se per qualsevol dels ens adherits a EACAT i per qualsevol usuari que disposi dels permisos.

Els serveis específics són els que apareixen al Catàleg, com per exemple:

• PRE - Subvencions retribucions a càrrecs electes 2020
• PRE - Canvi de nom entitats i nuclis de població
• CLT - OSIC - Subvencions – Lletres
• SOC - Formació amb compromís de contractació 2019
• SOC - Projectes Singulars - Convocatòria anticipada 2019 - Línia 2

Els serveis genèrics són els susceptibles de ser utilitzats per qualsevol ens, com per exemple:

• La tramesa genèrica
• La tramesa d'informació, escrits i documents (s’utilitza des la secció aplicacions)
• La Notificació – Comunicació electrònica de la Generalitat de Catalunya i el seu sector públic

Un tràmit a EACAT és aquella comunicació o tramesa que surt d’un ens i va a parar a un altre. És una de les parts en què es compon un servei; és a dir, que un servei està conformat per un o més tràmits.

Cal diferenciar entre tràmits inicials que inicien un procediment i els tràmits de resposta, que són la resta.

a) Un tràmit inicial és aquell que pot desencadenar la resta del procés interadministratiu. Per exemple, en una subvenció qualsevol, el tràmit inicial és el de sol·licitud. Els tràmits que el seguiran normalment, i que no són inicials, són: el requeriment de documentació, la resposta al requeriment, la justificació de despeses i la resolució. Això vol dir que només es poden realitzar, des del Catàleg, aquells tràmits que siguin iniciables.

b) Un tràmit de resposta, és el que dona continuïtat a l’expedient ja iniciat. Per tramitar-lo cal anar al flux de tramitació, al qual s’hi accedeix cercant el tràmit en la subsecció d’Els meus tràmits, i clicant damunt d’ell.

Un cop en el flux de tramitació, cal seleccionar aquell tràmit que vull obrir i prémer Respon al tràmit.

En accedir a un servei des del Catàleg, es veurà tot el seu cicle de vida, és a dir el conjunt de tràmits que el componen, i en seleccionar-ne un, si és inicial, ens apareixerà una fitxa de continguts amb un botó verd per poder tramitar així com tota una sèrie d’informació sobre el tràmit: descripció, descripció breu, com es fa, documentació , informació addicional i terminis.

La informació de qualsevol dels tràmits apareixerà al Catàleg, però, com ja s’ha dit, només es poden tramitar els tràmits que son inicials en els quals apareixerà el botó verd Tramita; si no és inicial el botó apareixerà de color gris i no es permetrà la seva tramitació.

Els tràmits, alhora, poden ser permanents o no, depenent si estan sotmesos a uns terminis específics o no.

Hi ha diverses maneres de buscar un servei específic. I aquestes tenen relació amb la utilització dels diferents cercadors que existeixen: el cercador simple, que cerca per paraules i, el cercador avançat, que cerca per categories (prestadors; temes i subtemes; i tipologies).

a) Cercador simple

A través del cercador simple, es pot cercar un servei específic posant-hi les paraules que considerem més importants.

El cercador, un cop incorporada la paraula o paraules clau, cercarà, en tots els noms dels serveis i tràmits i dins dels continguts del servei i dels tràmits, i retornarà tots aquells serveis que compleixen amb la cerca.

En el resultat de la cerca apareix: el número de serveis trobats i un altre cercador per precisar més la cerca, en cas que el resultat es vulgui acotar més (permet fer una cerca sobre el resultat de la primera cerca).

b) El cercador avançat

Per utilitzar el cercador avançat cal prémer Cerca avançada. Té una sèrie de categories que permeten tenir un resultat més precís.

Les diferents categories són les mateixes per les quals es pot visualitzar el Catàleg i que són:

• Ens prestadors
• Tema i subtema són dos categories que van relacionades entre sí. Això vol dir que primer hauré de seleccionar un tema, per després seleccionar un subtema d’entra els que li corresponen.
• Tipologies

Aquestes categories són complementàries, de manera que puc cercar per una o més categories alhora. Es poden trobar els ítems d’aquestes categories en la FAQ CT – Quines són les categories organitzatives Catàleg de tràmits.

Si realitzem una cerca per tema i subtema; per tipologia; i per prestador, de la manera següent:

El resultat de la cerca ens permet fer encara una segona cerca sobre aquest resultat per tal de precisar encara més.

Una tramitació electrònica s’inicia des del Catàleg de tràmits, des d’un tràmit inicial d’un servei específic.

Els passos que calen fer són:

• • Sol·licitar permisos per al servei específic amb el qual es vol tramitar al gestor d’usuaris d’EACAT del nostre ens.

• • Cercar el servei al cercador avançat –per categories- o al cercador simple -per paraules-. S’ha utilitzat el cercador simple i s’hi han afegit les paraules clau.

• • Prémer el servei amb el qual es vol tramitar

I, apareix la informació del servei així com tots els tràmits que formen el seu fil de vida.

• • Prémer un dels tràmits inicial del servei.
    

• Apareixen els continguts d’aquell tràmit i al prémer el botó verd s’inicia la tramitació, obrint-se el formulari PDF que cal emplenar. Si el botó apareix de color gris no podem iniciar la tramitació. En aquest cas, podem consultar la FAQ: GT - El botó "Tramita", quan està de color verd o gris?
• S’obrirà un formulari. Aquí cal explicar que hi ha formularis de diferents tipus i també diferents formes de tramitar. Així, doncs, les diferents formes de tramitar a EACAT són:
  • • Fora d’EACAT, mitjançant un formulari intel·ligent autoenviable (formulari PDF). Quan premem el botó verd Tramita, es descarrega el formulari i es guarda en el nostre ordinador, des d’on podrem , finalitzar-lo, signar-lo i enviar-lo sense haver d’entrar a EACAT.

  

  • Per finestreta de registre d’EACAT, mitjançant formularis que poden ser PDF o no. Després de prémer el botó verd, es descarrega un formulari en el nostre ordinador, que s’emplena, es valida i es signa, fora d’EACAT. I, en el moment d’enviar-lo accedim a EACAT, concretament a la finestreta de registre, que la trobem prement Tràmits i la subsecció Finestreta de registre.

On posa Tràmit a presentar premem Examinar per cercar el formulari en el nostre ordinador. També podrem annexar els documents adjunts al formulari a Documentació annexa prement                                  Annexa un altre document.

La informació específica sobre els documents adjunts la podem trobar a la FAQ GT – Quin pes poden tenir els annexos de la finestreta de registre? No tots els formularis es poden trametre per aquesta finestreta. Per saber quin és el canal per enviar cada tràmit, cal seguir l’apartat Com es fa?, és a dir les instruccions específiques de cada tràmit en la seva descripció del Catàleg.

• • Dins d’EACAT, mitjançant formularis web. S’hi accedeix bé des del botó verd o des de links determinats ubicats a la Descripció de la fitxa de continguts del servei.

Aquests links ens redireccionen a un formulari web que s’ha d’emplenar, validar, signar i enviar.Aquesta forma de tramitació la tenen serveis residuals però amb volums considerables i amb                                   integracions en els sistemes del prestador. Es tracta de serveis complexos i específics la qual cosa fa difícil la seva evolució.

• Un cop enviat, s’anotarà en el registre telemàtic un registre de sortida de l’ens i un d’entrada en l’ens destinatari, respectivament. També trobarem una anotació a la safata única de tràmits d’Els meus tràmits, que en tractar-se de tràmits inicials crearan un nou flux de tramitació.