Manual del Registre de funcionaris habilitats a EACAT

És una funcionalitat que disposa el mòdul de Configuració d’EACAT per donar compliment a la Llei 39/2015,  de 1 d’octubre, del Procediment Administratiu Comú de les Administracions Públiques. Per a més informació consulteu la FAQ: Com podem assistir a la ciutadania en l’ús dels mitjans electrònics?

La Llei obliga a les Administracions públiques a:

1. Tenir un registre o sistema equivalent on es facin constar els funcionaris habilitats per a cadascuna de les funcions següents:

   • La realització de còpies autèntiques (quan no es facin per actuació administrativa automatitzada).
   • L’assistència en l’ús dels mitjans electrònics als interessats no obligats a utilitzar-los.

   Aquests funcionaris poden disposar d’una o ambdues d’aquestes funcions.

2. Que constin en aquest registre, els funcionaris, com a mínim, que presten serveis en les oficines d’assistència en matèria de registres (OAMR).

Per tot això, la funcionalitat del Registre de funcionaris habilitats (RFH) d’EACAT permet al gestor d’usuaris:

• Adjuntar la norma de creació del RFH de cada ens, que es pot carregar i actualitzar en la subsecció El meu ens.
• Informar quins usuaris del seu ens són funcionaris habilitats, a través de la subsecció Usuaris. Bé quan es crea un nou usuari o bé quan es modifica un usuari ja existent. Per a això, en la fitxa d’informació de cada usuari, s’ha afegit un apartat de dades per informar:
  • Data alta RFH, és la data en què l’usuari entra a formar part del RFH.
  • Data baixa RFH, és la data en què l’usuari causa baixa en el RFH.
  • Unitat administrativa, és l’òrgan administratiu al qual pertany l’usuari.
  • Assistir als interessats en l’ús de mitjans electrònics, és una de les funcions que tenen assignades els usuaris que formen part del RFH.
  • Expedició de còpies autèntiques, és una de les funcions que tenen assignades els usuaris que formen part del RFH.

Addicionalment, tots els usuaris podran veure a la seva fitxa si és un funcionari habilitat, a través de la subsecció El meu espai.

És molt important saber que cada Administració ha de:

• Aprovar la creació del RFH de l’ens.
• Nomenar els seus funcionaris habilitats (entre els quals s’inclouran, com a mínim, els de les OAMR), assignant les funcions que se li atribueixen a cadascun d’ells (assistència en l’ús dels mitjans electrònics i/o expedició de còpies autèntiques).
• Ser responsable de mantenir actualitzat el seu RFH.

Finalment, qualsevol usuari d'EACAT pot consultar el Registre de funcionaris habilitats, per tal de donar compliment al marc normatiu i per facilitar la interoperabilitat d’aquest registre.

Els gestors d’usuaris de l’ens dins EACAT, a través del mòdul d’Usuaris d’EACAT.

Si ets gestor d’usuaris de l’ens a EACAT i vols assignar a un usuari funcions de funcionari habilitat, es poden donar dues situacions diferents:

1. Que sigui un usuari nou
   • Creo l’usuari a través de la subsecció Usuaris.
     
   • Informo els camps de la fitxa d’informació de l’usuari i en el cas del RFH:
     
     • Data alta RFH, és la data en què l’usuari entra a formar part del RFH.
     • Data baixa RFH, és la data en què l’usuari causa baixa en el RFH.
     • Unitat administrativa, és l’òrgan administratiu al qual pertany l’usuari.
     • Assistir als interessats, és una de les funcions que tenen assignades els usuaris que formen part del RFH.
2. Que sigui un usuari que ja existeix
   • Vaig a la subsecció Usuaris i cerco l’usuari al qual vull assignar-li funcions de funcionari habilitat. Apareix el Directori d’usuaris i clico damunt del nom de l’usuari.
     
   • Apareix el formulari abreujat de l’usuari i premo Edita per desplegar-lo.
     
   • Es desplega la fitxa de l’usuari i cerco l’apartat relatiu al RFH, on puc emplenar els camps següents:
     
     • Data alta RFH, és la data en què l’usuari entra a formar part del RFH.
     • Data baixa RFH, és la data en què l’usuari causa baixa en el RFH. Per tant, només caldrà posar-la en cas quan l’usuari deixi de ser usuari habilitat.
     • Unitat administrativa, és l’òrgan administratiu al qual pertany l’usuari.
     • Assistir als interessats, és una de les funcions que tenen assignades els usuaris que formen part del RFH.
     • Expedició de còpies autèntiques, és una de les funcions que tenen assignades els usuaris que formen part del RFH.
   • Si l’usuari era funcionari habilitat i vull que deixi de ser-ho, s’emplena el camp Data baixa RFH de la fitxa d’informació de l’usuari. Data a partir de la qual causarà baixa com a funcionari habilitat de l’ens.
     

A través de la fitxa d’informació de l’usuari del mòdul d’Usuaris de la secció Configuració d’EACAT, tal i com s’ha explicat en el punt 3.b) d’aquest manual

Per saber si ets un funcionari habilitat, aneu a la subsecció El meu espai, dins de Configuració, i premeu Edita.

Es desplegarà la fitxa d’usuari, on es troben les dades relatives a la configuració del teu usuari dins de la plataforma EACAT. Si ets un funcionari habilitat, en aquesta fitxa apareixerà la secció Registre de Funcionaris Habilitats, en la qual hi haurà les teves dades relatives a aquest Registre, que només podràs visualitzar i en cap cas esmenar.

Si cal alguna esmena en aquestes dades t’hauràs de dirigir al gestor d’usuaris d’EACAT del teu ens.

A través del cercador de funcionaris habilitats, qualsevol usuari d’EACAT pot cercar els funcionaris habilitats de qualsevol ens adherit a la plataforma.

Per accedir al cercador cal anar a la secció Configuració, on a més d’El meu espai s’ha configurat una nova subsecció anomenada Consultes i informes, on hi trobaràs aquest cercador.

Els gestors d’usuaris de l’ens trobaran aquest cercador a Consultes i informes, compartint la subsecció d’El meu ens, que només poden visualitzar ells.

El cercador disposa d’una finestreta emergent que apareix quan cliques damunt de Més informació i que us informa breument sobre aquesta nova funcionalitat. Si prems novament sobre Més informació es replegarà i deixaràs de veure-la.

També, disposa d’una sèrie de camps de cerca que permeten buscar qualsevol funcionari habilitat i que són:

• Nom i cognoms, és un camp on pots escriure el nom i els cognoms de la persona que suposes que és funcionari habilitat.
• Rols funcionari habilitat, és un desplegable que permet seleccionar:
  • Qualsevol, si vols buscar els funcionaris que disposen de qualsevol dels rols de funcionari habilitat (Assistir interessats i expedir còpies autèntiques).
  • Assistir interessats, si vols buscar els funcionaris habilitats que disposen d’aquest rol.
  • Expedició còpies autèntiques, si vols buscar els funcionaris habilitats que disposen d’aquest rol.
• Tots els ens, marqueu el xec si vols cercar en tots els ens.
• Ens determinat, per defecte apareix el nom de l’ens amb el qual estàs logat, però permet escriure qualsevol dels ens adherits a EACAT.
• Incloure funcionaris donats de baixa, marca el xec si vols buscar també els funcionaris que han estat habilitats en algun moment, però que ja no ho estan.

El resultat de la cerca és un formulari amb tres parts ben diferenciades:

• La relació de tots els funcionaris habilitats, d’acord amb els criteris de la vostra cerca. Aquest formulari compta amb la informació següent:
  • Nom i cognoms dels funcionaris habilitats.
  • Ens dels funcionaris habilitats.
  • Data alta com a funcionari habilitat.
  • Data baixa com a funcionari habilitat.
  • Assistir als interessats, un dels dos rols amb què compten els funcionaris habilitats.
  • Expedició còpies autèntiques, un dels dos rols amb què compten els funcionaris habilitats.
  • Unitat administrativa del funcionari habilitat.
• Els camps de cerca, o cercador pròpiament dit, que permeten continuar cercant per afinar més el resultat.
• Les icones de descàrrega, que permeten descarregar en un arxiu de tipus txt, excel o csv la relació de funcionaris habilitats resultant de la cerca.

Només els gestors d’usuaris poden actualitzar el fitxer de la normativa de regulació del RFH de l’ens.

A través de l’apartat Informació general de la subsecció d’El meu ens; i, concretament, a l’apartat Regulació RFH, es pot afegir la regulació específica que el teu ens ha fet del RFH. L’arxiu del qual no ha de ser superior a 20 MB.