EACAT: Manual de gestió de la tramitació

La tramitació interadministrativa entre els ens del sector públic de la Generalitat de Catalunya es realitza a través de la funcionalitat EACAT-Tràmits, mitjançant la plataforma del mateix nom (EACAT).

EACAT és un entorn tancat al qual s’hi accedeix amb usuari i contrasenya o amb un certificat digital (tipus T-CAT). Si no es té usuari i contrasenya cal que el gestor d’usuaris d’EACAT n’assigni un.

A EACAT-Tràmits s’hi arriba des de la secció Tràmits. Un cop allí es pot accedir a les subseccions següents:

• Catàleg de tràmits
• Els meus tràmits
• Finestreta de registre

Dins la pàgina, la informació es reorganitza tot trobant-hi  tant les subseccions esmentades com nova informació. Així, doncs, s'ubica el servei genèric de:

• La Tramesa genèrica

I, també s'hi pot trobar:

• L’Oficina de registre (que és equivalent a la finestreta de registre)
• Les Darreres trameses
• El Catàleg de tràmits desplegat amb el cercador de tràmits -simple i avançat-.
• L’Avisador d’Els meus tràmits
• Els Favorits
• Els Serveis destacats

Per entendre com funciona la tramitació electrònica interadministrativa, cal saber que els serveis de tramitació a EACAT-Tràmits poden ser genèrics (per exemple la tramesa genèrica) i específics (PRE - Subvencions retribucions a càrrecs electes 2020). Els primers, els trobem a la secció tràmits o com aplicacions independents a la secció Aplicacions (Servei de Tramesa d’informació, escrits i documents -TMAS) i, els segons, els trobem organitzats en el Catàleg de tràmits.

Dins del Catàleg de tràmits, els serveis tenen un títol que inclou els codis de productor designats per la Generalitat o pel Consorci AOC, amb la finalitat de saber a quin promotor pertanyen. Cada servei està format per un o més tràmits que conformen l’expedient. Cal diferenciar però entre els tràmits inicials que es tramiten des del Catàleg de tràmits i els tràmits de resposta que es tramiten des del flux de tramitació, al qual s’hi accedeix a través d’Els meus tràmits.

Des la subsecció Els meus tràmits, es pot respondre un tràmit, a través del seu flux de tramitació i gestionar la tramitació interadministrativa mitjançant la safata única de tràmits. Actualment encara funcionen les diferents safates: Rebuts, Enviats, Per signar, Esborranys i En procés (que només apareix quan hi ha tràmits en aquest estat). Dins cadascuna d’elles hi ha un cercador de tràmits, que permet filtrar assentaments concrets.

La tramitació de la Tramesa genèrica(TGEN) ola Tramesa massiva (TMAS), com a serveis genèrics es pot consultar als seus manuals. El present manual se centra en la tramitació dels serveis específics que apareixen en el Catàleg de tràmits.

La Finestreta de registre actua com a oficina virtual de presentació de documentació, que adreça la documentació presentada al registre electrònic de l’organisme destinatari i retorna el corresponent justificant.

L’Avisador d’Els meus tràmits serveix per assenyalar el número de tràmits que han entrat (Entrades), l’estat de les trameses (Per signar o Esborranys),  les trameses SIR pendents de confirmació i tràmits que, temporalment, no han finalitzat la seva tramitació per qüestions tècniques (En procés), però que estan en procés de tramitació i, per tant, de finalització. En el cas de la safata En procés,  no apareix en la imatge perquè no hi ha cap tràmit en aquest estat.

1 Què puc tramitar des del Catàleg?

Des del Catàleg de tràmits només es pot iniciar la tramitació d’un servei o, també, es pot fer un tràmit que, tot i no iniciar un servei, estigui definit com a tràmit inicial, la qual cosa comporta l’inici d’un fil d’execució nou.  En accedir a aquest tipus de tràmits, apareix, a més de la informació del tràmit, el botó verd Tramita; si no és inicial, el botó apareix de color gris i no permetrà la seva tramitació.

Els casos en què apareix el botò de color gris es podrà consultar a la FAQ: GT - El botó Tramita, quan està de color verd o gris?

2 Com tramitar des del Catàleg?

Si es vol tramitar des del Catàleg cal, prèviament:

• Estar identificat a EACAT
• Haver comprovat que s’està treballant amb l’ens que correspon. En cas que estiguis adscrit a més d’un ens, tens un desplegable en el qual pots escollir entre els diversos ens.
• Accedir a la secció Tràmits.

Un cop a EACAT-Tràmits cal:

• Cercar el servei en el cercador de tràmits mitjançant les paraules clau.

• Prémer damunt del servei amb el qual es vol treballar. Apareix la informació general del servei així com el conjunt de tràmits que formen el seu fil de vida.
• Se selecciona el tràmit amb el qual es vol tramitar.

I un cop en el tràmit, per iniciar la tramitació cal tenir en compte que es poden donar 3 formes de tramitar diferents, en funció del tipus de suport tecnològic que s’utilitza:

1. Formularis webs específics, la tramitació dels quals es realitza dins de la plataforma. En la fitxa de continguts del servei a través de links determinats, que venen clarament especificats i que un cop premuts redireccionen vers un formulari web que s’ha d’emplenar, validar, signar i enviar; tot seguit apareix el rebut de tramitació i, també, es realitza un apunt al registre de sortida de l’ens de tramitació i un d’entrada en l’ens de destinació.
   
2. Formularis web de Trameses simples, són formularis webs evolucionats, que tenen una estructura genèrica, a la qual, si cal, s’afegirà un formulari PDF com a annex adjunt al formulari web. Aquest formulari PDF es troba a la fitxa de tràmit del Catàleg. La tramitació de la tramesa simple es realitza dins de la plataforma. En prémer el botó verd s’obre un formulari web que cal emplenar, signar i enviar dins d’EACAT. En enviar-se es crea un registre de sortida en l’ens que tramita i un d’entrada en l’ens de destinació.
3. Formularis intel·ligents (PDF), es descarreguen en prémer el botó verd Tramita. S’anomenen intel·ligents perquè porten incorporada com a mínim informació sobre l’ens que tramita i l’ens de destinació; la qual cosa permet emplenar-los, validar-los, signar-los i enviar-los des de fora de la plataforma. En enviar-se es crea un registre de sortida en l’ens que tramita i un d’entrada en el de l’ens de destinació. No cal anar al Catàleg sinó que des del mateix formulari PDF es trobarà la documentació adjunta que cal descarregar i també, emplenar i adjuntar al formulari PDF.

A aquests dos darrers tipus de formularis -tipus b) i c)- s’hi accedeix, si són inicials, des del Catàleg mitjançant el botó verd Tramita, tal com hem vist en la imatge anterior. En cas que el botó sigui de color gris s’han de seguir els passos descrits en el subapartat 2.1 (Què puc tramitar des del Catàleg?).

Es tramita des del flux quan es vol respondre a un tràmit que no es pot fer des del Catàleg. Al flux s’hi accedeix des d’Els meus tràmits.

Per fer un tràmit de resposta des del fil d’execució cal, prèviament:

• Estar identificat a EACAT.
• Haver comprovat que s’està treballant amb l’ens que correspon i si no canviar-lo; per aquest motiu cal comprovar-ho a la part superior dreta de la pantalla.

Un cop a EACAT-Tràmits cal:

• Seleccionar la subsecció d’Els meus tràmits.
• Anar a la safata de Rebuts, si es tracta d’un tràmit que és resposta a un que ens han tramès prèviament o, a la safata d’Enviats, si es tracta d’un tràmit consecutiu i que segueix a un de realitzat per nosaltres.
• Desplegar el cercador de tràmits rebuts o enviats i emplenar els camps que es considerin necessaris per a la cerca del tràmit al qual es vol respondre.
• Prémer damunt del tràmit i tot seguit apareix el seu fil d’execució, des del qual puc realitzar diverses accions:
  • Afegir el número de l'expedient.
  • Seleccionar el tràmit d’entre els possibles, mitjançant Tramita o Descarrega, en funció si es tracta d’un formulari web de tramesa simple o d’un formulari intel·ligent (PDF), respectivament.
  • Descarrega expedient, realitza una descàrrega de l’expedient complet amb tots els tràmits i annexos tramesos.

• Prémer Tramita o Descarrega en el tràmit de resposta que es tramiti.

• Emplenar, validar, signar i enviar el formulari, tant si es fa des de la plataforma –formularis web- com si es fa fora de la plataforma –formularis PDF-.
  Formulari web Formulari PDF
• Apareix el rebut de tramitació de la tramesa.

               Rebut de tramitació de la tramesa

• Alhora, es crea un registre de sortida en l'ens que tramita i d'entrada en l'ens de destinació.
   

  Registre d'entrada i sortida del Consorci AOC

Dins d'EACAT-Tràmits, hi conflueixen tres tipus de tràmits pel que fa a la seva tecnologia i que han anat evolucionant amb el temps. Són els següents:

•  
  • Formularis web, són serveis residuals però amb volums considerables i amb integracions en els sistemes del prestador complexos i específics, la qual cosa fa difícil la seva evolució.
•  
  • Formularis web de trameses simples, són serveis realitzats de fa temps, dissenyats mitjançant formularis webs genèrics i que mica en mica s’estan migrant cap a serveis dissenyats en PDF.
•  
  • Formularis intel·ligents PDF. Qualsevol servei nou es dissenya com a  formulari PDF autoenviable.

Els dos primers es tramiten quan s’està autenticat en la plataforma,en canvi els formularis intel·ligents (PDF), un cop descarregats, porten la informació necessària perquè es puguin tramitar fora de la plataforma, la qual cosa flexibilitza molt la seva utilització en no haver d’estar connectat a EACAT. Un cop enviat, la informació que duu implícita fa que es generi un registre d’entrada a l’ens destinatari i un registre de sortida a l’ens que tramita.

Per finalitzar, tenir en compte que dins d’un mateix expedient poden conviure formularis intel·ligents PDF i formularis webs antics.

1 Què hi ha a les diferents safates d'Els meus tràmits?

Dins la subsecció Els meus Tràmits, es troben distribuïts en safates, tant els tràmits finalitzats (Enviats i Rebuts) com els tràmits pendents de finalitzar (En procés). També s’hi troben les safates (Per signar, Esborranys) relatives a l’estat dels tràmits dissenyats amb la tecnologia dels formularis webs.

En cadascuna d’aquestes safates hi ha la funcionalitat del cercador de tràmits, l’aparença del qual és similar. En el cas de les safates de Rebuts i Enviats permet fer cerques avançades mitjançant els filtres següents:

• Servei
• Tràmit
• Dates (es pot realitzar entre dues dates)
• Remitent / Destinatari
• Núm. de registre
• Expedient

El resultat de la cerca retorna les entrades o sortides dels serveis per als quals es tenen permisos, que es podran exportar mitjançant un fitxer CSV.

En el cas de les safates Per signar i Esborranys, en tractar-se de tràmits que no s’han enviat, alguns camps no es requereixen i les cerques avançades es fan mitjançant els filtres següents:

• Servei
• Tràmit
• Dates (es pot realitzar entre dues dates)
• Destinatari

Les diferents safates de tràmits que apareixen a Els meus tràmits són:

•  

  • Safates de Rebuts i Enviats, s’hi troben les entrades o sortides, respectivament, dels serveis per als quals es tenen permisos, disposats pàgina a pàgina mitjançant la plantilla de la relació de tràmits rebuts o enviats, els camps de la qual coincideixen amb els camps de cerca. Aquesta plantilla reprodueix la relació de tràmits disposats per: servei, tràmit, remitent, núm. d’expedient, registre d’entrada i data i hora de tramitació.En la informació relativa al servei hi apareix un número entre parèntesi, relatiu al núm. de trameses que hi ha d’aquell expedient, tant si són d’entrada com de sortida.
    
    Només en el cas de les trameses genèriques, en la part dreta dels assentaments poden aparèixer les icones , que indiquen que aquella tramesa genèrica ha estat assignada o no a un usuari o grup perquè la pugui visualitzar i treballar amb ella.
    Els usuaris als quals se’ls mostrarà la icona són:

    • Els que disposen del rol Accés al servei (servei Configuració de serveis genèrics). Normalment anomenat rol de registre.
    • Els que s’han descarregat el formulari de la tramesa genèrica enviada.
    • Els usuaris assignats mitjançant la icona a una tramesa genèrica concreta, per un dels dos tipus d’usuaris anteriors.

    Tant si la icona es mostra de color blanc com si es mostra de color blau , els usuaris que disposen del rol de registre i els que s’han descarregat la tramesa genèrica poden assignar-li nous usuaris o grups.

    Amb caràcter general per a tot tipus de tràmits, si es prem sobre un s’entra en el fil d’execució de l’expedient, des d’on es visualitzen tots els tràmits relatius a aquell expedient, tant si són rebuts com enviats; així com els rebuts de tramitació (clicant damunt del número de registre); i els annexos.

    Des del fil d’execució hi ha les funcionalitats següents:

    • Posar el número de l’expedient
    • Trametre un tràmit de resposta a un altre ens.
    • Descarregar un expedient amb els formularis dels tràmits, els rebuts de tramitació i els annexos.

    

  • Safates Per signar i Esborranys, es troben els tràmits en estat pendent de signatura o esborrany, respectivament; sempre que siguin tràmits pertanyents a serveis per als quals es tenen permisos. Aquests tràmits es realitzen dins la plataforma en tractar-se de formularis web i passen per diferents estats: esborrany i pendent de signatura. La relació de tràmits es disposa pàgina a pàgina mitjançant la plantilla de la relació de tràmits per signar o en esborrany, els camps de la qual coincideixen amb els camps de cerca. Aquesta plantilla reprodueix la relació de tràmits disposats per: servei; tràmit; destinatari i data i hora de la darrera modificació.
  • Safata d’En procés, apareixen els tràmits que, temporalment, no han finalitzat la seva tramitació per qüestions tècniques, però que estan en procés de tramitació, i per tant, de finalització. Aquesta safata només apareix quan hi ha algun tràmit d’aquest tipus en l’ens.

L’Avisador serveix per assenyalar el número total de tràmits que hi ha a algunes de les safates que componen les subseccions d’Els meus tràmits i Pendents de confirmar SIR.

Així, apareix:

• El número total de tràmits Rebuts que han entrat des de la darrera connexió de l’usuari.

• El número total dels tràmits En esborrany i Pendents de signatura, que són els tràmits pendents de finalitzar que es troben en aquests estats, des de la darrera connexió de l’usuari
•  
• .
• El número total de tràmits En procés, els quals,  temporalment, no han finalitzat la seva tramitació per qüestions tècniques, però estan en procés de tramitació, i per tant, de finalització, des de la darrera connexió. Aquesta secció de l’avisador apareix sempre que hi ha tràmits en aquest estat sinó no.

Com s’observa l’Avisador és una eina que serveix perquè els usuaris d’EACAT que tramiten diàriament tinguin una visualització immediata de les tasques pendents. Amb un cop d’ull els usuaris es fan una composició ràpida de les tasques a fer; per aquest motiu a part d’estar ubicat a la secció de Tràmits, també s’ha col·locat a la secció d’Inici.

Prement damunt de les diferents seccions de l’Avisador se’ns redirecciona a la safata corresponent.

La Finestreta de registre és l’oficina virtual de presentació de documentació associada als serveis de tramitació entre administracions. Aquesta oficina adreça la documentació presentada al registre electrònic de l’organisme destinatari i retorna el corresponent justificant.

Una de les formes de tramitar a EACAT és a través de la Finestreta de registre, mitjançant formularis PDF o no. Per a això farem el següent:

1. Saber si el nostre tràmit pot trametre’s per Finestreta de registre. Per això, cal anar a l’apartat Com es fa?, és a dir les instruccions específiques de cada tràmit en la seva descripció del Catàleg.
2. Descarregar-nos, emplenar, validar i signar el formulari descarregat a través del botó verd Tramita que apareix a la informació del tràmit del Catàleg.
3. Accedir a la Finestreta de registre, prement Tràmits i, concretament, la subsecció Finestreta de registre.
   
4. Prémer Navega on posa Tràmit a presentar per cercar el formulari en el nostre ordinador. També podrem annexar els documents adjunts al formulari a Documentació annexa prement Annexa un altre document.
   

No tots els formularis es poden trametre per aquesta finestreta. Tots els que hagin d’anar annexats a una tramesa es continuaran fent així. Per saber quin és el canal per enviar cada tràmit, cal seguir l’apartat Com es fa?, és a dir  les instruccions específiques de cada tràmit en la seva descripció del Catàleg.

Respecte dels annexos de la finestreta de registre d’EACAT, cal tenir en compte el següent:

• Com a norma general
  • El primer document que es puja ha de ser un PDF.
  • El nom dels fitxers no pot superar els 80 caràcters.
  • Els documents annexos poden tenir qualsevol extensió.
  • El número màxim de documents adjunts (sense incloure el formulari PDF presentat) és de 10.
  • El pes màxim per arxiu de 10 MB