Nuevo EACAT | Formación de gestores | Preguntas y respuestas – EACAT

1. Formación: fechas, presentación y otros

1. ¿Nos enviará la presentación del curso por email o la compartirá en algún sitio?

Compartiremos la presentación en el Campus > Tipo formación > Seminario web > nuevo EACAT

Recuerde que en las sesiones de seminario web no se entrega certificado de aprovechamiento.

2. ¿Registrará la formación en vídeo para poder repasarla más tarde?

Sí. La puedes encontrar en nuestro canal de youtube:

Vídeo de la formación (09/07/2024)

Además dispone de material de formación: vídeos en el campus y FAQs en el portal de soporte.

3. ¿Está prevista alguna formación del nuevo EACAT para prestadores de servicios?

Sí, existen formaciones previstas para los prestadores de servicios, pero en esta fase sólo se realizarán para los gestores de la entidad.

4. ¿Ha convocado a los gestores de las sociedades municipales?

Sí, hemos convocado a todos los gestores de EACAT. Sin embargo, hemos utilizado la herramienta de correo Mailchimp, y es posible que algunos correos hayan sido marcados como spam.

Puede encontrar toda la información en las noticias del blog del Consorcio AOC:

5. ¿Qué ocurre si en septiembre no tienes configurados los permisos de usuario y los accesos a los servicios (buzones)?

En principio, es importante tener configurados tanto los permisos de usuario como los buzones. Dispone de herramientas que le facilitarán las tareas de gestión de usuarios y servicios para asegurar que todo esté listo a tiempo.

2. Acceso al nuevo EACAT

1. ¿Cuál es el enlace para acceder al nuevo EACAT?

La dirección web del nuevo EACAT es: https://eacat3-cl.aoc.cat/

Encuentra más información en AE – ¿Qué dirección web tiene el nuevo EACAT?

2. ¿Qué hacer si nos dice que el certificado no es válido?

Primero verifica si puedes acceder al actual EACAT con el mismo certificado. Si puedes acceder a la actual pero no a la nueva, es recomendable abrir una incidencia en nuestro Centro de Atención a Usuarios (CAU). Proporciona la hora exacta y el NIF relacionado con tu certificado para una mejor asistencia técnica.

Encuentra más información en AE - ¿Qué puedes hacer si has olvidado tu contraseña?

3. Barra de navegación

1. ¿Cómo elegir la entidad en la que queremos trabajar?

Hay usuarios que trabajan en diversas entidades adheridas a EACAT. Puedes seleccionar la entidad con la que quieres trabajar en la esquina superior derecha de la barra de navegación.

Para mejorar tu experiencia de navegación, puedes seleccionar la entidad que quieres que te salga por defecto en el momento de acceder a EACAT, yendo a: Espacio personal > General > Preferencias > Entidad por defecto

Encontrarás más información en la FAQ Cómo puedes cambiarte la entidad que sale por defecto cuando accedes a EACAT

4. Espacio del gestor | Servicios AOC

1. ¿Se han migrado los usuarios del actual EACAT al nuevo?

Los usuarios existentes en el actual EACAT se han migrado automáticamente al nuevo EACAT.

A partir del lanzamiento, los nuevos usuarios deben crearse exclusivamente en el actual EACAT, ya que existe un proceso de migración continua que asegura su disponibilidad al nuevo EACAT.

En fases futuras, la creación de usuarios se hará directamente en el nuevo EACAT, específicamente en la Administración de Servicios AOC > Usuarios > Crear usuarios. Actualmente, este botón no está disponible.

Encuentra más información en AE - ¿Qué haré en el nuevo EACAT y qué haré en la versión actual?

2. ¿Cuál es la diferencia entre inactivar un usuario y eliminarlo? ¿Cuándo deberíamos hacer una cosa y cuándo la otra?

Inactivar un usuario y eliminarlo son dos acciones distintas, y se aplican en situaciones distintas:

Inactivar un usuario se hace cuando temporalmente éste no necesita acceder al sistema, ya sea por baja temporal u otros motivos que impiden el acceso a EACAT durante un período determinado.
Eliminar un usuario se hace cuando éste ya no trabaja en la entidad o hay razones para una baja definitiva del usuario a EACAT en esa entidad.

3. ¿Cómo inactivamos un usuario?

Actualmente, es necesario ir al actual EACAT y desactivar el usuario. Gracias a la integración continua entre las dos plataformas, éste cambiará automáticamente a un estado inactivo en el nuevo EACAT.

Cuando sólo se utilice el nuevo EACAT, podremos:

Desactivar al usuario, si no queremos que trabaje en ningún servicio AOC.
Quitarle todos los permisos a EACAT Trámites, si queremos que trabaje en el resto de servicios AOC.

4. Cuando hablamos de permisos, ¿a qué nos estamos refiriendo exactamente?

Los permisos en el nuevo EACAT corresponden a los roles del actual EACAT: básico, gestor de la entidad y firmador.

Por otro lado, tenemos los accesos de los usuarios a los servicios de tramitación interadministrativa, que al nuevo EACAT corresponde a los buzones.

5. ¿Desde dónde podremos gestionar los permisos de usuario en el nuevo EACAT?

Podrás asignar permisos a los usuarios desde Administración Servicios AOC Usuarios selecciona el usuario Servicios AOC.

Actualmente, esta gestión debe realizarse tanto a la actual como al nuevo EACAT.

6. ¿Se migrarán los permisos de usuario de los servicios AOC?

Los permisos de los servicios del AOC, excepto los de EACAT Trámites, se migrarán al nuevo EACAT en una fase posterior. Actualmente, no lo están.

Cuando se realice la migración, podrás asignar los permisos a Administración settings > Servicios AOC > account_circle Usuarios > Servicios AOC

En esta fase, puedes gestionar los permisos del servicio EACAT Trámites (básico, gestor de la entidad y firmador).

7. ¿Cómo deberemos gestionar los permisos de los servicios AOC: SIR, e-Valisa, CESICAT, Via Oberta, eNotum y otros?

Durante esta fase, los permisos de los servicios AOC no se gestionan en el nuevo EACAT .

En una fase posterior, todos los permisos existentes se migrarán al nuevo EACAT. A partir de ese momento, podrás gestionarlos en Administración de Servicios AOC > Usuarios > Selecciona usuario > Servicios AOC

8. ¿Se migrarán los permisos de usuario de EACAT Trámites?

El sistema para dar acceso a los servicios de tramitación interadministrativa ha experimentado cambios; ya no se asignan individualmente para cada servicio, sino que ahora se gestiona a través de un nuevo sistema, conocido como los buzones.

9. Si gestionamos más de una entidad, ¿tendremos que asignar permisos a los usuarios de todas las entidades?

Sí, en cada entidad será necesario gestionar los permisos de usuario y los accesos de los usuarios a los servicios de tramitación interadministrativa. Dispones de herramientas que le facilitarán esta tarea, como los buzones y la función de exportar/importar servicios y usuarios dentro de un buzón creado.

10. ¿Dónde damos de alta nuevos gestores?

Si asignas a un usuario el permiso de gestor de la entidad en el actual EACAT, este permiso se actualizará automáticamente al nuevo EACAT. Sin embargo, no sucede lo mismo a la inversa. Por tanto, es recomendable asignar este permiso a las dos plataformas.

Al nuevo EACAT, puedes asignar este permiso a Administración Servicios AOC Usuarios selecciona el usuario Servicios AOC

11. Si tenemos usuarios sin ningún permiso a ningún servicio en el actual EACAT, ¿aparecen en el nuevo EACAT con permiso básico? ¿Tendremos que sacarles permiso a permiso?

Sí, estos usuarios aparecerán con permiso básico en el nuevo EACAT pero, si no los añades a ningún buzón, no verán nada en el Espacio de tramitación.

12. ¿Puede un usuario con permiso básico editar un trámite de un servicio de tramitación interadministrativa?

Sí, aunque será diferente en función de si tu entidad tiene activado o no el sistema de buzones:

Sin buzones : no es necesario hacer nada adicional, ya que todos los usuarios ven todos los trámites, por tanto, el usuario podrá editarlos.
Con buzones : el usuario podrá editar el trámite siempre que el servicio esté asignado al mismo buzón que el usuario.

13. ¿Qué debemos hacer con los nuevos servicios y los nuevos usuarios?

A los nuevos usuarios les asignarás los roles correspondientes para cada servicio en el actual EACAT y, al mismo tiempo, los permisos de usuario en el nuevo EACAT (Administración / Servicios AOC / Usuarios).

Si tu entidad utiliza buzones y ya los has creado, deberás añadir los nuevos usuarios y los nuevos servicios a los buzones correspondientes (Administración / EACAT Trámites / Buzones).

En esta fase inicial, esta tarea debe realizarse tanto en el actual EACAT como en el nuevo EACAT.

14. ¿Cómo funciona el permiso de firmador en el nuevo EACAT?

El permiso de firmador en el nuevo EACAT va asignado al usuario y se aplica a todos los servicios. Por tanto, un usuario con el permiso de firma en EACAT Tràmits podrá firmar en todos los servicios de tramitación interadministrativa.

Cualquier usuario con el permiso de firma también puede editar un trámite de un servicio.

15. ¿Un usuario puede tener permiso de firma para unos servicios y no tener para otros, dentro de EACAT Trámites?

No, el permiso de firma se asigna al usuario y se aplica a todos los servicios de tramitación interadministrativa.

Sin embargo, en el momento de realizar un trámite, existe la posibilidad de escoger y recomendar un firmante preferente. Encuentra más información en EP - ¿Qué implica la opción "Comprobar la existencia de firmador preferente"?

16. ¿El servicio de Registro de entrada y salida pasa a ser un servicio AOC?

En breve pasará a ser un servicio AOC y lo que se hará es asociar a este servicio a los usuarios que tienen actualmente el permiso de registro de entrada y salida . Ya se comunicará cuando se realice este cambio.

5. Espacio del gestor | EACAT Trámites

1. ¿Puede que no vemos la sección Servicios de EACAT Trámites y tampoco la de Buzones?

Accede a la tuerca de Administración y selecciona EACAT Trámites.

5.1. General

2. ¿Todo el mundo debe tener activados los buzones en el Espacio del gestor?

Sí, excepto las entidades que respondieron expresamente que no querían organizarse mediante el sistema de buzones en el correo que le enviamos al respecto. Para verificarlo, puedes ir a Administración EACAT Trámites General y activar el interruptor Usar buzones en la entidad

5.2. Usuarios

3. ¿Podemos obtener un listado con la relación entre usuarios y servicios en el actual EACAT?

Sí, hemos creado un listado que encontrarás en el EACAT actual. Puedes descargarlo desde Configuración Usuarios listado Usuarios/Servicios/Promotor

Este listado es útil para organizar los buzones en el nuevo EACAT, si has escogido este sistema para tu entidad.

4. ¿Podemos saber qué usuarios tienen los mismos permisos en el nuevo EACAT?

Sí, puedes saber qué usuarios tienen determinados permisos mediante un listado que puedes descargar aplicando una serie de filtros:

Estado (Todos, activos, inactivos)
Permiso (básico, gestor de la entidad, prestamista y firmador)
Sin permiso básico

Por ejemplo, para saber qué usuarios tienen el permiso de Signador:

Selecciona la opción Signador del filtro Permiso
Pulsa el icono ... y selecciona Exportar usuarios
Se descargará un listado con los usuarios que tienen el permiso de Signador .

Este listado le proporcionará una visión clara de los permisos asignados a los usuarios en el nuevo EACAT. Encuentra más información en https://suport-eacat.aoc.cat/hc/articles/18698499601181-EGT-Com-t-exportes-la-lista-de-serveis-de-tu-entitat-d-EACAT- Tr%C3%A0mits

5. ¿Los miembros de la corporación local con cargo (alcalde/sa, secretario/a, interventor/a) se activan por defecto en todos los servicios?

Los miembros de la Corporación Local no se activan automáticamente por defecto todos los servicios. Esta activación depende de la configuración de los buzones:

- Si no tienes activados los buzones: todos los usuarios de la entidad tienen acceso y pueden trabajar con todos los servicios, sin necesidad de una configuración adicional.
- Si tienes activados los buzones: los usuarios que necesitan acceder a todos los servicios pueden ser añadidos al buzón global. Este buzón se crea por defecto con todos los servicios existentes y futuros al activar el sistema de buzones y por tanto, cualquier usuario que se añada a este buzón accederá a sus servicios.

Encontrarás más información sobre cómo organizar los buzones en tu entidad y el buzón global en:

- - EGT - ¿Qué características tiene el buzón global?
  - EGT - ¿Cómo organizas en buzones tu entidad?

6. ¿Se migrarán los accesos de los usuarios a los servicios y los roles que tienen asignados en el EACAT actual? ¿Cómo se gestionará?

Los accesos de los usuarios a los servicios NO se migran automáticamente al nuevo EACAT. Es necesario revisar y ajustar los permisos de los usuarios, especialmente después de una migración previa antes del 26/06/2024, ya que algunos permisos pueden no coincidir.

Los permisos de usuarios se gestionan en Administración Servicios AOC Usuarios selecciona un usuario Servicios AOC.

Detalles a considerar

Si no tienes los buzones activados: no es necesario tomar ninguna acción, pero todos los usuarios verán todos los servicios sin restricciones.
Si tienes los buzones activados: es necesario añadir manualmente los servicios y los usuarios a cada buzón. Puedes importar los servicios o usuarios en un buzón concreto. Los buzones están diseñados para que sólo los usuarios que están ahí puedan acceder a los servicios asignados.

Encuentra más información relacionada en:

5.3. Servicios

7. ¿El envío genérico es un servicio más?

Sí.

8. ¿Cómo podemos hacer que los envíos genéricos no los vea todo el mundo?

Dentro del buzón, las unidades organizativas delimitan las peticiones genéricas visibles. Si no añades una unidad organizativa (UO), todos los usuarios del buzón pueden ver las peticiones genéricas (PGEN) que llegan a tu entidad. En cambio, al añadir la UO, sólo verán las PGEN que tienen la UO seleccionada como origen o destino.

Esta funcionalidad todavía no está activada en el nuevo EACAT.

9. Cuando la petición genérica está integrada con el MUX y con el gestor de expedientes de la entidad, ¿tiene sentido que los envíos genéricos no los reciba todo el mundo?

No, pero existen muchas entidades que no disponen de integración con su gestor de expedientes.

10. ¿Los usuarios que ahora tienen asignado el rol de Registro entrada/salida se migrarán directamente al nuevo servicio REGISTRO?

En breve, el Registro de entrada y salida pasará a ser un servicio AOC. Cuando esto suceda se asociarán a este nuevo servicio AOC los usuarios que actualmente tienen el rol de registro de entrada y salida. Ya se comunicará cuando se realice este cambio.

11. ¿Cómo sabemos para qué es cada trámite? Hay algunos que no sabemos para qué son y que, por tanto, no podemos decidir a qué buzón deberían ir?

En Serveis encontrarás una lista completa de todos los servicios disponibles con información detallada sobre cada trámite que incluyen. Puedes acceder a esta información pulsando el icono de ojo, que te permitirá visualizar los detalles específicos de cada trámite.

12. ¿Por qué creamos un buzón de servicios Descartados?

El buzón de servicios Descartats es una opción recomendada para la gestión eficiente de los trámites en tu entidad, como se explica en la FAQ EGT - ¿Cómo te organizas en buzones tu entidad?

En este buzón, se asignan los servicios que tu entidad decide no gestionar. Para conocer mejor el volumen de tramitación de cada servicio, disponemos de un listado que muestra la actividad de tu entidad en los últimos 7 años hasta el 24 de junio de 2024, accesible a Servicios icono... Exportar volumetría de tramitación

Este buzón es particularmente útil para entidades como las universidades que no utilizan la mayoría de los trámites disponibles.

Encuentra más información en EGT – ¿Cómo te exportas la lista de servicios en tu entidad dentro de EACAT Tràmits?

13. ¿Dónde podemos encontrar el listado con la volumetría de tramitación? ¿Y para qué sirve?

Accede a Servicios icono ... Exportar volumetría de tramitación y descarga el archivo CSV con el listado de servicios y el volumen de tramitación de tu entidad durante los últimos 7 años hasta el 24 de junio de 2024. El archivo incluye los siguientes campos:

Nombre_servicio: nombre del servicio.
Código_servicio: código identificativo del servicio.
Volumen_tramitación: Número de tramitaciones.
Destinatario: nombre de la entidad destinataria del servicio.
Prestador: Nombre de la entidad prestamista del servicio.
Servicio_genérico

Explotando los datos de este listado, podrás identificar los servicios que no has tramitado. Estos servicios pueden ser asignados directamente al buzón de Descartados, según el caso de uso recomendado. Esto te permite reducir significativamente el número de servicios que necesitas distribuir entre los buzones.

Encuentra más información en:

14. En el nuevo eacat, el servicio AOC e-tablero me aparece como servicio AOC y también como servicio de tramitación interadministrativa. ¿Existe alguna diferencia?

Sí, son cosas distintas: una es el servicio de tramitación interadministrativa con el trámite correspondiente y la otra es el enlace al servicio AOC e-TAULER.

En el Manual del e-TAULER se explica por qué se creó un servicio de tramitación interadministrativa para realizar el envío de edictos externos.

15. Con los servicios genéricos de tramitación interadministrativa del EACAT clásico, ¿hay que hacer algo? Nos referimos a: los envíos genéricos; la Notificación - Comunicación electrónica de la Generalidad de Cataluña y su sector público; y las Comunicaciones Generalitat - Expedientes de terceros

En el EACAT Clásico deben seguir gestionando los usuarios que tengan el rol de registro de entrada y salida .

En el nuevo EACAT deben asignarse a algún buzón. Nosotros como buena práctica le aconsejamos hacer un buzón Genérico donde iríamos los servicios genéricos y los usuarios que tengan que gestionarlos.

5.4. Buzones

16. ¿Si no utilizamos buzones, entonces todo el mundo podrá firmarlo todo?

Hay que tener en cuenta la diferencia entre los permisos de usuario (básico, gestor y firmador) y los accesos de los usuarios a los servicios (buzones). Los permisos de usuario se asignan individualmente a cada usuario y determinan qué acciones puede realizar respecto a los servicios. Esto significa que, dentro de un mismo buzón, sólo los usuarios con permiso de firma podrán firmar.

Los permisos de usuario se asignan a Administración Servicios AOC Usuarios selecciona un usuario Servicios AOC".

Los accesos de los usuarios a los servicios de tramitación administrativa se gestionan mediante los buzones. Para añadir usuarios y asignarles servicios específicos a los buzones accede a Administración EACAT Trámites Buzones

17. En un pequeño ayuntamiento que todo el mundo tiene acceso a todos los trámites, ¿cómo podemos restringir la vista a los trámites enviados y recibidos?

Sólo mediante los buzones.

18. En ayuntamientos pequeños con sólo 3 usuarios en EACAT, ¿tiene sentido utilizar los buzones? ¿Los nuevos servicios se asignan automáticamente?

En este caso, recomendamos desactivar los buzones y todos los usuarios verán todos los servicios sin necesidad de añadir nada. Los nuevos servicios serán asignados automáticamente y serán visibles para todos los usuarios de la entidad.

Si quieres desactivar los buzones, accede a Administración EACAT Trámites General y activa el interruptor Usar buzones en la entidad.

19. ¿Qué debemos hacer si hemos optado por el sistema de buzones en nuestra entidad?

Hemos propuesto un sistema híbrido de organización en buzones que se basa principalmente en distribuir los servicios en buzones temáticos y subtemáticos. Además, hemos creado otros buzones para facilitar la gestión:

Genéricas
Descartados
Global, creada por defecto con todos los servicios, actuales y futuros, donde añadiremos aquellos usuarios que deben verlo todo como el secretario, el interventor y el secretario-interventor.

Encuentra más información en:

20. Cuando activamos los buzones, ¿disponemos del buzón global y 40 buzones concretos?

Sí. El buzón global se crea automáticamente al activar los buzones en nuestra entidad. Y además podemos crear otros 40 buzones más.

Encontrarás más información en:

21. ¿Podemos crear el sistema de buzones de acuerdo con una organización basada en las diferentes entidades prestamistas del servicio?

Sí, aunque requiere una buena planificación para determinar la mejor opción para su entidad.

Desde el Consorcio, le hemos proporcionado un caso de uso como punto de partida que puede ayudarle. Aunque no es necesario copiarlo exactamente, seguramente te servirá para reutilizar algunas ideas y adaptarlas a tus necesidades.

22. ¿Puede que no me salga la sección Buzones? ¿Podemos elegir si queremos activarlas?

Debe salir la sección Buzones. Si no te sale, puede que estés en la administración de Servicios AOC en vez de estar en EACAT Trámites. Ve a Administración y selecciona EACAT Trámites. Deberías ver la sección de buzones, incluso si todavía no está activada. Si no tienes activada la sección de buzones, verás el siguiente mensaje:

Buzones
Los buzones de correo no están activados en la entidad. Por eso, todos los usuarios tienen acceso a todos los servicios de la entidad.

Si quieres restrictar los accesos de los usuarios a determinados servicios debes activar los buzones desde la sección General "

Si no te salen, puedes activarlas yendo a la sección General y Activando el interruptor Usar buzones en la entidad .

23. ¿Un mismo servicio puede estar en más de un buzón?

Sí.

24. ¿Podemos asignar trámites de un servicio a diferentes buzones?

No, los servicios son un conjunto de trámites que no pueden disgregarse. Funcionan como un todo. Sin embargo, puedes asignar el mismo servicio a diferentes buzones según las necesidades de gestión de tu entidad.

25. ¿Puede un usuario pertenecer a más de un buzón?

Sí.

26. Cuando añades un usuario a un buzón, ¿los servicios que ya tiene asignados se incorporan automáticamente?

No, los servicios que un usuario tiene asignados actualmente no se incorporan automáticamente cuando lo añada a un buzón. Es necesario que gestiones los buzones manualmente, añadiendo los servicios y los usuarios según las necesidades de cada buzón.

Te proponemos un caso de uso en la FAQ EGT - ¿Cómo te organizas en buzones tu entidad?

27. ¿Por qué el límite es de 40 buzones? ¿La ampliará en un futuro?

Se ampliará si fuera necesario, aunque se estudiará previamente cada caso.

28. ¿Tiene prevista la integración de los buzones con gestor de expedientes tipo Audifilm?

No, el concepto de buzones es sólo para la gestión de EACAT trámites, pero puedes enviar un correo a Raimon Nualart oa José Luís Pastor y te ampliaremos la información.

5.5. Unidades organizativas

29. ¿Cuál es el funcionamiento de las unidades organizativas?

Las unidades organizativas de momento no aplican porque todavía no funcionan en el nuevo EACAT. EGT - ¿Qué gestionas en la sección Unidades organizativas de EACAT Tràmits?

30. Los grupos de envío genérico del actual EACAT funcionan para los envíos recibidos pero no para los enviados. ¿Se prevé que en el nuevo EACAT funcione también para las enviadas?

Sí, el envío genérico puede seleccionar unidad organizativa (el grupo de usuarios en la actual EACAT) tanto en origen como en destino, una funcionalidad nueva en el nuevo EACAT.

Dentro del buzón, la unidad organizativa (UO) delimita las peticiones genéricas que pueden verse. Si no asignas ningún UO al buzón, todos los usuarios de ese buzón tendrán visibilidad sobre todas las PGEN que llegan a la entidad. Sin embargo, si asignas una UO específica, sólo verán las PGEN que tienen la UO seleccionada como origen o destino.

Esta funcionalidad todavía no está activa en el nuevo EACAT.

6. Tramitación

1. ¿Podremos hacer borradores de los formularios web? Es decir, ¿podré guardarlo, para que pueda llenarlo un usuario y firmarlo otro, más tarde?

Sí, se guardarán en el Espacio de tramitación como borrador.