Nou EACAT | Formació gestors | Preguntes i respostes – EACAT

1. Formació: dates, presentació i altres

1. Ens enviareu la presentació del curs per email o la compartireu en algun lloc?

Compartirem la presentació al Campus > Tipus formació > Seminari web > nou EACAT

Recordeu que a les sessions de seminari web no es lliura certificat d'aprofitament.

2. Enregistrareu la formació en vídeo per poder repassar-la més tard?

Sí. La pots trobar en el nostre canal de youtube:

Vídeo de la formació (09/07/2024)

A més disposeu de material de formació: vídeos al campus i FAQs al portal de suport.

3. Està prevista alguna formació del nou EACAT per a prestadors de serveis?

Sí, hi ha formacions previstes per als prestadors de serveis, però en aquesta fase només se’n faran per als gestors de l’entitat.

4. Heu convocat als gestors de les societats municipals?

Sí, hem convocat a tots els gestors d’EACAT. No obstant això, hem utilitzat l’eina de correu Mailchimp, i és possible que alguns correus hagin estat marcats com a correu brossa (SPAM).

Podeu trobar tota la informació a les notícies del blog del Consorci AOC:

5. Què passa si al setembre no tens configurats els permisos d’usuari i els accessos als serveis (bústies)?

En principi, és important tenir configurats tant els permisos d’usuari com les bústies. Disposeu d'eines que us facilitaran les tasques de gestió d'usuaris i serveis per assegurar que tot estigui a punt a temps.

2. Accés al nou EACAT

1. Quin és l'enllaç per accedir al nou EACAT?

L’adreça web del nou EACAT és: https://eacat3-cl.aoc.cat/

Troba més informació en AE – Quina adreça web té el nou EACAT?

2. Què podem fer si ens diu que el certificat no és vàlid?

Primer verifica si pots accedir a l'actual EACAT amb el mateix certificat. Si pots accedir a l'actual però no al nou, és recomanable obrir una incidència al nostre Centre d'Atenció a Usuaris (CAU). Proporciona l'hora exacta i el NIF relacionat amb el teu certificat per a una millor assistència tècnica.

Troba més informació en AE - Què pots fer si has oblidat la contrasenya?

3. Barra de navegació

1. Com podem triar l'entitat en la qual volem treballar?

Hi ha usuaris que treballen en diverses entitats adherides a EACAT. Pots seleccionar l'entitat amb la qual vols treballar en la part superior dreta de la barra de navegació.

Per millorar la teva experiència de navegació, pots seleccionar l'entitat que vols que et surti per defecte en el moment d'accedir a EACAT, anant a: Espai personal > General > Preferències > Entitat per defecte

Trobaràs més informació a la FAQ Com pots canviar-te l'entitat que surt per defecte quan accedeixes a EACAT

4. Espai del gestor | Serveis AOC

1. S’han migrat els usuaris de l’actual EACAT al nou?

Els usuaris existents a l’actual EACAT s’han migrat automàticament al nou EACAT.

A partir del llançament, els nous usuaris s’han de crear exclusivament a l’actual EACAT, ja que hi ha un procés de migració contínua que assegura la seva disponibilitat al nou EACAT.

En fases futures, la creació d’usuaris es farà directament al nou EACAT, específicament a l’Administració de Serveis AOC > Usuaris > Crear usuaris. Actualment, aquest botó no està disponible.

Troba més informació en AE - Què faré al nou EACAT i què faré a la versió actual?

2. Quina és la diferència entre inactivar un usuari i eliminar-lo? Quan hauríem de fer una cosa i quan l'altra?

Inactivar un usuari i eliminar-lo són dues accions diferents, i s'apliquen en situacions distintes:

Inactivar un usuari es fa quan temporalment aquest no necessita accedir al sistema, ja sigui per baixa temporal o altres motius que impedeixen l’accés a EACAT durant un període determinat.
Eliminar un usuari es fa quan aquest ja no treballa a l’entitat o hi ha raons per a una baixa definitiva de l’usuari a EACAT en aquella entitat.

3. Com inactivem un usuari?

Actualment, cal anar a l’actual EACAT i desactivar l’usuari. Gràcies a la integració contínua entre les dues plataformes, aquest canviarà automàticament a un estat inactiu en el nou EACAT.

Quan només es faci servir el nou EACAT, podrem:

Desactivar l’usuari, si no volem que treballi en cap servei AOC.
Treure-li tots els permisos a EACAT Tràmits, si volem que treballi en la resta de serveis AOC.

4. Quan parlem de permisos, a què ens estem referint exactament?

Els permisos en el nou EACAT corresponen als rols de l'actual EACAT: bàsic, gestor de l'entitat i signador.

D'altra banda, tenim els accessos dels usuaris als serveis de tramitació interadministrativa, que al nou EACAT correspon a les bústies.

5. Des d’on podrem gestionar els permisos d’usuari al nou EACAT?

Podràs assignar permisos als usuaris des d’Administració Serveis AOC Usuaris selecciona l’usuari Serveis AOC.

Actualment, aquesta gestió s’ha de fer tant a l’actual com al nou EACAT.

6. Es migraran els permisos d’usuari dels serveis AOC?

Els permisos dels serveis de l’AOC, excepte els d’EACAT Tràmits, es migraran al nou EACAT en una fase posterior. Actualment, no ho estan.

Quan es faci la migració, podràs assignar els permisos a Administració settings > Serveis AOC > account_circleUsuaris > Serveis AOC

En aquesta fase, pots gestionar els permisos del servei EACAT Tràmits (bàsic, gestor de l’entitat i signador).

7. Com haurem de gestionar els permisos dels serveis AOC: SIR, e-Valisa, CESICAT, Via Oberta, eNotum i altres?

Durant aquesta fase, els permisos dels serveis AOC no es gestionen al nou EACAT.

En una fase posterior, tots els permisos existents es migraran al nou EACAT. A partir d’aquest moment, podràs gestionar-los a Administració de Serveis AOC > Usuaris > Selecciona usuari > Serveis AOC

8. Es migraran els permisos d’usuari d’EACAT Tràmits?

El sistema per donar accés als serveis de tramitació interadministrativa ha experimentat canvis; ja no s'assignen individualment per a cada servei, sinó que ara es gestiona a través d'un nou sistema, conegut com les bústies.

9. Si gestionem més d’una entitat, haurem d’assignar permisos als usuaris de totes les entitats?

Sí, en cada entitat caldrà gestionar els permisos d’usuari i els accessos dels usuaris als serveis de tramitació interadministrativa. Disposes d’eines que us facilitaran aquesta tasca, com ara les bústies i la funció d'exportar/importar serveis i usuaris dins d’una bústia creada.

10. On donem d'alta nous gestors?

Si assignes a un usuari el permís de gestor de l’entitat a l’actual EACAT, aquest permís s’actualitzarà automàticament al nou EACAT. Però, no succeeix el mateix a la inversa. Per tant, és recomanable assignar aquest permís a les dues plataformes.

Al nou EACAT, pots assignar aquest permís a Administració Serveis AOC Usuaris selecciona l’usuari Serveis AOC

11. Si tenim usuaris sense cap permís a cap servei en l’actual EACAT, apareixen en el nou EACAT amb permís bàsic? Haurem de treure’ls permís a permís?

Sí, aquests usuaris apareixeran amb permís bàsic al nou EACAT però, si no els afegeixes a cap bústia, no veuran res a l’Espai de tramitació.

12. Pot un usuari amb permís bàsic editar un tràmit d’un servei de tramitació interadministrativa?

Sí, tot i que serà diferent en funció de si la teva entitat té activat o no el sistema de bústies:

Sense bústies: no cal fer res addicional, ja que tots els usuaris veuen tots els tràmits, per tant, l'usuari podrà editar-los.
Amb bústies: l'usuari podrà editar el tràmit sempre que el servei estigui assignat a la mateixa bústia que l'usuari.

13. Què hem de fer amb els nous serveis i els nous usuaris?

Als nous usuaris els hi assignaràs els rols corresponents per a cada servei a l’actual EACAT i, alhora, els permisos d’usuari al nou EACAT (Administració / Serveis AOC / Usuaris).

Si la teva entitat utilitza bústies i ja les has creat, hauràs d’afegir els nous usuaris i els nous serveis a les bústies corresponents (Administració / EACAT Tràmits / Bústies).

En aquesta fase inicial, aquesta tasca s’ha de realitzar tant a l’actual EACAT com al nou EACAT.

14. Com funciona el permís de signador al nou EACAT?

El permís de signador al nou EACAT va assignat a l'usuari i s'aplica a tots els serveis. Per tant, un usuari amb el permís de signatura a EACAT Tràmits podrà signar en tots els serveis de tramitació interadministrativa.

Qualsevol usuari amb el permís de signador també pot editar un tràmit d’un servei.

15. Un usuari pot tenir permís de signatura per a uns serveis i no tenir-ne per a altres, dins d’EACAT Tràmits?

No, el permís de signatura s'assigna a l’usuari i s'aplica a tots els serveis de tramitació interadministrativa.

Tot i això, en el moment de fer un tràmit, existeix la possibilitat d’escollir i recomanar un signador preferent. Troba més informació en EP - Què implica l’opció “Comprovar l’existència de signador preferent”?

16. El servei de Registre d'entrada i sortida passa a ser un servei AOC?

En breu passarà a ser un servei AOC i el que es farà és associar a aquest servei els usuaris que tenen actualment el permís de registre d'entrada i sortida. Ja es comunicarà quan es faci aquest canvi.

5. Espai del gestor | EACAT Tràmits

1. Pot ser que no veiem la secció Serveis d’EACAT Tràmits i tampoc la de Bústies?

Accedeix a la rosca d’Administració i selecciona EACAT Tràmits.

5.1. General

2. Tothom ha de tenir activades les bústies a l’Espai del gestor?

Sí, excepte les entitats que van respondre expressament que no volien organitzar-se mitjançant el sistema de bústies en el correu que us vam enviar sobre aquest tema. Per verificar-ho, pots anar a Administració EACAT Tràmits General i activar l'interruptor Fer servir bústies a l’entitat

5.2. Usuaris

3. Podem obtenir un llistat amb la relació entre usuaris i serveis a l’actual EACAT?

Sí, hem creat un llistat que trobaràs a l’EACAT actual. Pots descarregar-lo des de Configuració Usuaris llistat Usuaris/Serveis/Promotor

Aquest llistat és útil per organitzar les bústies en el nou EACAT, si has escollit aquest sistema per a la teva entitat.

4. Podem saber quins usuaris tenen els mateixos permisos en el nou EACAT?

Sí, pots saber quins usuaris tenen determinats permisos mitjançant un llistat que pots descarregar aplicant una sèrie de filtres:

Estat (Tots, actius, inactius)
Permís (bàsic, gestor de l’entitat, prestador i signador)
Sense permís bàsic

Per exemple, per saber quins usuaris tenen el permís de Signador:

Selecciona l'opció Signador del filtre Permís
Prem la icona ... i selecciona Exportar usuaris
Es descarregarà un llistat amb els usuaris que tenen el permís de Signador.

Aquest llistat et proporcionarà una visió clara dels permisos assignats als usuaris en el nou EACAT. Troba més informació en https://suport-eacat.aoc.cat/hc/articles/18698499601181-EGT-Com-t-exportes-la-llista-de-serveis-de-la-teva-entitat-d-EACAT-Tr%C3%A0mits

5. Els membres de la corporació local amb càrrec (alcalde/ssa, secretari/a, interventor/a) s'activen per defecte a tots els serveis?

Els membres de la corporació local no s'activen automàticament per defecte tots els serveis. Aquesta activació depèn de la configuració de les bústies:

- Si no tens activades les bústies: tots els usuaris de l’entitat tenen accés i poden treballar amb tots els serveis, sense necessitat d'una configuració addicional.
- Si tens activades les bústies: els usuaris que necessiten accedir a tots els serveis poden ser afegits a la bústia global. Aquesta bústia es crea per defecte amb tots els serveis existents i futurs en activar el sistema de bústies i per tant, qualsevol usuari que s’afegeixi a aquesta bústia accedirà als seus serveis.

Trobaràs més informació sobre com organitzar les bústies a la teva entitat i la bústia global en:

- - EGT - Quines característiques té la bústia global?
  - EGT - Com organitzes en bústies la teva entitat?

6. Es migraràn els accessos dels usuaris als serveis i els rols que tenen assignats a l’EACAT actual? Com es gestionarà?

Els accessos dels usuaris als serveis NO es migren automàticament al nou EACAT. És necessari revisar i ajustar els permisos dels usuaris, especialment després d'una migració prèvia abans del 26/06/2024, ja que alguns permisos poden no coincidir.

Els permisos d'usuaris es gestionen a Administració Serveis AOC Usuaris selecciona un usuari Serveis AOC.

Detalls a considerar

Si no tens les bústies activades: no és necessari prendre cap acció, però tots els usuaris veuràn tots els serveis sense restriccions.
Si tens les bústies activades: cal afegir manualment els serveis i els usuaris a cada bústia. Pots importar els serveis o usuaris a una bústia concreta. Les bústies estan dissenyades perquè només els usuaris que hi són puguin accedir als serveis assignats.

Troba més informació relacionada en:

5.3. Serveis

7. La tramesa genèrica és un servei més?

Sí.

8. Com podem fer que les trameses genèriques no les vegi tothom?

Dins de la bústia, les unitats organitzatives delimiten les peticions genèriques visibles. Si no afegeixes una unitat organitzativa (UO), tots els usuaris de la bústia poden veure les peticions genèriques (PGEN) que arriben a la teva entitat. En canvi, en afegir la UO, només veuran les PGEN que tenen la UO seleccionada com a origen o destinació.

Aquesta funcionalitat encara no està activada al nou EACAT.

9. Quan la petició genèrica està integrada amb el MUX i amb el gestor d’expedients de l’entitat, té sentit que les trameses genèriques no les rebi tothom?

No, però hi ha moltes entitats que no disposen d’integració amb el seu gestor d’expedients.

10. Els usuaris que ara tenen assignat el rol de Registre entrada/sortida es migraràn directament al nou servei REGISTRE?

En breu el Registre d'entrada i sortida passarà a ser un servei AOC. Quan això succeeixi s'associaran a aquest nou servei AOC els usuaris que actualment tenen el rol de registre d'entrada i sortida. Ja es comunicarà quan es faci aquest canvi.

11. Com sabem per a què és cada tràmit? Hi ha alguns que no sabem per a què són i que, per tant, no podem decidir a quina bústia haurien d'anar?

A Serveis trobaràs una llista completa de tots els serveis disponibles amb informació detallada sobre cada tràmit que inclouen. Pots accedir a aquesta informació prement la icona d'ull, que et permetrà visualitzar els detalls específics de cada tràmit.

12. Per què creem una bústia de serveis Descartats?

La bústia de serveis Descartats és una opció recomanada per a la gestió eficient dels tràmits a la teva entitat, com s’explica a la FAQ EGT - Com t’organitzes en bústies la teva entitat?

En aquesta bústia, s’assignen els serveis que la teva entitat decideix no gestionar. Per conèixer millor el volum de tramitació de cada servei, disposem d’un llistat que mostra l’activitat de la teva entitat en els darrers 7 anys fins al 24 de juny de 2024, accessible a Serveis icona ... Exportar volumetria de tramitació

Aquesta bústia és particularment útil per a entitats com les universitats que no fan servir la majoria dels tràmits disponibles.

Troba més informació en EGT – Com t’exportes la llista de serveis en la teva entitat dins d’EACAT Tràmits?

13. On podem trobar el llistat amb la volumetria de tramitació? I per què serveix?

Accedeix a Serveis icona ... Exportar volumetria de tramitació i descarrega l'arxiu CSV amb el llistat de serveis i el volum de tramitació de la teva entitat durant els darrers 7 anys fins al 24 de juny de 2024. L'arxiu inclou els següents camps:

Nom_servei: nom del servei.
Codi_servei: codi identificatiu del servei.
Volum_tramitació: Número de tramitacions.
Destinatari: nom de l’entitat destinatària del servei.
Prestador: Nom de l’entitat prestadora del servei.
Servei_genèric

Explotant les dades d'aquest llistat, podràs identificar els serveis que no has tramitat. Aquests serveis poden ser assignats directament a la bústia de Descartats, segons el cas d'ús recomanat. Això et permet reduir significativament el nombre de serveis que necessites distribuir entre les bústies.

Troba més informació en:

14. En el nou eacat, el servei AOC e-tauler m'apareix com a servei AOC i també com a servei de tramitació interadministrativa. Hi ha alguna diferència?

Sí, són coses diferents: una és el servei de tramitació interadministrativa amb el tràmit corresponent i l'altra és l'enllaç al servei AOC e-TAULER.

En el Manual de l'e-TAULER s'explica per què es va crear un servei de tramitació interadministrativa per fer l'enviament d'edictes externs.

15. Amb els serveis genèrics de tramitació interadministrativa de l'EACAT clàssic, cal fer alguna cosa? Ens referim a: les trameses genèriques; la Notificació - Comunicació electrònica de la Generalitat de Catalunya i el seu sector públic; i les Comunicacions Generalitat - Expedients de tercers

A l'EACAT Clàssic els han de seguir gestionant els usuaris que tinguin el rol de registre d'entrada i sortida.

En el nou EACAT s'han d'assignar a alguna bústia. Nosaltres com a bona pràctica us aconsellem fer una bústia Genèrica on aniriem els serveis genèrics i els usuaris que els hagin de gestionar.

5.4. Bústies

16. Si no fem servir bústies, aleshores tothom podrà signar-ho tot?

Cal tenir en compte la diferència entre els permisos d’usuari (bàsic, gestor i signador) i els accessos dels usuaris als serveis (les bústies). Els permisos d’usuari s’assignen individualment a cada usuari i determinen quines accions pot realitzar respecte als serveis. Això significa que, dins d'una mateixa bústia, només els usuaris amb el permís de signatura podran signar.

Els permisos d’usuari s’assignen a Administració Serveis AOC Usuaris selecciona un usuari Serveis AOC".

Els accessos dels usuaris als serveis de tramitació administrativa es gestionen mitjançant les bústies. Per afegir usuaris i assignar-los serveis específics a les bústies accedeix a Administració EACAT Tràmits Bústies

17. En un ajuntament petit que tothom té accés a tots els tràmits, com podem restringir la vista als tràmits enviats i rebuts?

Només mitjançant les bústies.

18. En ajuntaments petits amb només 3 usuaris a EACAT, té sentit utilitzar les bústies? Els nous serveis s’assignen automàticament?

En aquest cas, recomanem desactivar les bústies i tots els usuaris veuràn tots els serveis sense necessitat d'afegir res. Els nous serveis s'assignaran automàticament i seran visibles per a tots els usuaris de l'entitat.

Si vols desactivar les bústies, accedeix a Administració EACAT Tràmits General i activa l’interruptor Fer servir bústies a l’entitat.

19. Què hem de fer si hem optat pel sistema de bústies en la nostra entitat?

Hem proposat un sistema híbrid d’organització en bústies que es basa principalment en distribuir els serveis en bústies temàtiques i subtemàtiques. A més, hem creat altres bústies per facilitar la gestió:

Genèriques
Descartats
Global, creada per defecte amb tots els serveis, actuals i futurs, on afegirem aquells usuaris que han de veure-ho tot com ara el secretari, l’interventor i el secretari-interventor.

Troba més informació en:

20. Quan activem les bústies, disposem de la bústia global i 40 bústies concretes?

Sí. La bústia global es crea automàticament en activar les bústies a la nostra entitat. I a més podem crear-ne 40 bústies més.

Trobaràs més informació en:

21. Podem crear el sistema de bústies d’acord amb una organització basada en les diferents entitats prestadores del servei?

Sí, tot i que requereix una bona planificació per determinar la millor opció per a la vostra entitat.

Des del Consorci, us hem proporcionat un cas d’ús com a punt de partida que pot ajudar-vos. Encara que no és necessari copiar-lo exactament, segurament et servirà per reutilitzar algunes idees i adaptar-les a les teves necessitats.

22. Pot ser que no em surti la secció Bústies? Podem triar si les volem activar?

T’ha de sortir la secció Bústies. Si no et surt, pot ser que estiguis a l’administració de Serveis AOC en comptes d’estar a EACAT Tràmits. Ves a Administració i selecciona EACAT Tràmits. Hauries de veure la secció de bústies, fins i tot si encara no està activada. Si no tens activada la secció de bústies, veuràs el següent missatge:

Bústies
Les bústies no estan activades a l'entitat. Per això, tots els usuaris tenen accés a tots els serveis de l'entitat.

Si vols resttringir els accessos dels usuaris a determinats serveis has d'activar les bústies des de la secció General"

Si no et surten, pots activar-les anant a la secció General i Activant l’interruptor Fer servir bústies a l’entitat.

23. Un mateix servei pot estar en més d’una bústia?

Sí.

24. Podem assignar tràmits d’un servei a diferents bústies?

No, els serveis són un conjunt de tràmits que no es poden disgregar. Funcionen com un tot. No obstant això, pots assignar el mateix servei a diferents bústies segons les necessitats de gestió de la teva entitat.

25. Un usuari pot pertànyer a més d'una bústia?

Sí.

26. Quan afegeixes un usuari a una bústia, els serveis que ja té assignats s'incorporen automàticament?

No, els serveis que un usuari té assignats actualment no s'incorporen automàticament quan l'afegiu a una bústia. Cal que gestiones les bústies manualment, afegint-hi els serveis i els usuaris segons les necessitats de cada bústia.

Et proposem un cas d’ús en la FAQ EGT - Com t’organitzes en bústies la teva entitat?

27. Perquè el límit és de 40 bústies? L’ampliareu en un futur?

S'ampliarà si cal, tot i que s’estudiarà prèviament cada cas.

28. Teniu prevista la integració de les bústies amb gestor d'expedients tipus Audifilm?

No, el concepte de bústies és només per la gestió d'EACAT tràmits, però pots enviar un correu al Raimon Nualart o al José Luís Pastor i t’ampliarem la informació.

5.5. Unitats organitzatives

29. Quin és el funcionament de les unitats organitzatives?

Les unitats organitzatives de moment no apliquen perquè encara no funcionen al nou EACAT. EGT - Què gestiones a la secció Unitats organitzatives d’EACAT Tràmits?

30. Els grups de tramesa genèrica de l’EACAT actual funcionen per a les trameses rebudes però no per a les enviades. Es preveu que en el nou EACAT funcioni també per a les enviades?

Sí, la tramesa genèrica pot seleccionar unitat organitzativa (el grup d’usuaris a l’actual EACAT) tant en origen com en destinació, una funcionalitat nova en el nou EACAT.

Dins de la bústia, la unitat organitzativa (UO) delimita les peticions genèriques que es poden veure. Si no assignes cap UO a la bústia, tots els usuaris d’aquella bústia tindran visibilitat sobre totes les PGEN que arriben a l’entitat. En canvi, si assignes una UO específica, només veuran les PGEN que tenen la UO seleccionada com a origen o destinació.

Aquesta funcionalitat encara no està activa en el nou EACAT.

6. Tramitació

1. Podrém fer esborranys dels formularis web? És a dir, podré guardar, per tal que el pugui omplir un usuari i signar-lo un altre, més tard?

Sí, es guardaran a l’Espai de tramitació com a esborrany.