Traitement inter-administratif

Le traitement inter-administratif entre les organismes du secteur public de la Generalitat de Catalunya est effectué via la fonctionnalité EACAT-Tràmits, via la plate-forme du même nom ( EACAT ).

EACAT est un environnement fermé auquel on accède avec un nom d'utilisateur et un mot de passe ou avec un certificat numérique (type T-CAT). Si vous n'avez pas de nom d'utilisateur et de mot de passe, le gestionnaire d'utilisateurs EACAT doit vous en attribuer un.

Les procédures EACAT sont accessibles à partir de la section Procédures . Une fois là-bas, vous pouvez accéder aux sous-sections suivantes :

  • Catalogue de procédures
  • Mes papiers
  • Fenêtre d'inscription
  • SIR historique

Dans la page, les informations sont réorganisées en trouvant à la fois les sous-sections mentionnées et de nouvelles informations. Ainsi, le service générique de :

  • La soumission générique

Et, vous pouvez également trouver :

  • Le Bureau des inscriptions (qui équivaut au guichet des inscriptions)
  • Dernières soumissions
  • Le Catalogue des actes affiché avec le moteur de recherche d'actes simple et avancé.
  • Alerte Mes Procédures
  • Les favoris
  • Services exceptionnels

Pour comprendre le fonctionnement des traitements électroniques inter-administratifs, il est important de savoir que les prestations de traitement dans EACAT-Procédures peuvent être génériques (par exemple, soumission générique ) et spécifiques ( PRE - Subventions de rémunération des élus 2020 ). Les premières se trouvent dans la rubrique des procédures ou sous forme d'applications autonomes dans la rubrique Applications (Service de Transmission d'Informations, d'Ecritures et de Documents -TMAS) et les secondes sont organisées dans le Catalogue des Procédures.

Dans le Catalogue des procédures , les services ont un titre qui comprend les codes de producteurs désignés par la Generalitat ou par le Consortium AOC, afin de savoir à quel promoteur ils appartiennent. Chaque service est composé d'une ou plusieurs procédures qui constituent le dossier. Cependant, il faut distinguer les procédures initiales qui sont traitées à partir du Catalogue de procédures et les procédures de réponse qui sont traitées à partir du flux de traitement accessible via Mes Procédures .

Depuis la sous -rubrique Mes Procédures , vous pouvez répondre à une procédure, à travers son flux de traitement et gérer la procédure inter-administrative via le plateau de procédure unique. Les différentes boîtes de réception fonctionnent toujours : Boîte de réception, Envoyé, Signé, Brouillon et En cours (qui n'apparaît que lorsqu'il y a un traitement dans cet état). Dans chacun d'eux, il y a un moteur de recherche de procédures, qui vous permet de filtrer des règlements spécifiques.

Le traitement entre les administrations hors de la Catalogne, c'est-à-dire le service d'interconnexion des registres (SIR), ne relève plus des procédures EACAT depuis le 5 mai 2021. À partir de cette date, l'accès dans la nouvelle version du SIR, désormais SIR 2.0, se fait via les applications section. Les envois soumis avant le 5 mai 2021 seront traités dans la section En attente de confirmation du SIR qui s'appelle désormais SIR historique . Dans cette section, il y a des procédures qui n'ont pas encore d'enregistrement jusqu'à ce qu'elles soient acceptées.

Le traitement de la soumission générique ola TMAS , comme les services génériques peuvent être consultés dans ses manuels. Ce manuel porte sur le traitement des prestations spécifiques qui figurent dans le Catalogue des procédures ; cependant, certains aspects seront mentionnés au sujet de la fonctionnalité d'attribution de groupe de la soumission générique et de la sous-section Historique SIR.

Le guichet d' enregistrement agit comme un bureau virtuel pour la soumission de la documentation, qui adresse la documentation soumise au registre électronique de l'organisme destinataire et renvoie le reçu correspondant.

L'alerte Mes Procédures permet d'indiquer le nombre de procédures saisies ( Entrée ), le statut des soumissions ( A signer ou Brouillons ), les soumissions SIR en attente de confirmation ( Historique SIR ) et les procédures qui, temporairement, ne sont pas terminées leur traitement en raison de problèmes techniques ( En cours) , mais sont en cours de traitement et, par conséquent, de finalisation. Dans le cas du bac En cours , il n'apparaît pas dans l'image car il n'y a pas de procédure dans cet état.

Comment traiter depuis le Catalogue ?

1 Que puis-je traiter à partir du Catalogue ?

A partir du Catalogue de procédures, seul le traitement d'un service peut être initié ou, également, une procédure peut être exécutée qui, bien que ne démarrant pas un service, est définie comme une procédure initiale , ce qui conduit au démarrage d'un nouveau thread. Lors de l'accès à ce type de procédure, en plus des informations sur la procédure, le bouton vert de procédure apparaît ; s'il n'est pas initial, le bouton sera grisé et ne sera pas traité.

Les cas d' apparition du bouton gris sont consultables dans la FAQ : GT - Le bouton Traitement , quand est-il vert ou gris ?

2 Comment traiter depuis le Catalogue ?

Si vous souhaitez traiter à partir du Catalogue, vous devez d'abord :

  • Être identifié dans l'EACAT
  • Avoir vérifié que vous travaillez avec l'organisme approprié. Dans le cas où vous êtes affecté à plusieurs entités, vous disposez d'un menu déroulant dans lequel vous pouvez choisir entre les différentes entités.
  • Accédez à la section Procédures .

Une fois à EACAT-Procédures, vous avez besoin de :

  • Recherchez le service dans le moteur de recherche de procédures à l'aide de mots-clés.

  • Cliquez sur le service avec lequel vous souhaitez travailler. Les informations générales du service apparaissent ainsi que l'ensemble des procédures qui forment son fil conducteur.
  • La procédure à traiter est sélectionnée.

Et une fois dans la procédure, pour démarrer le processus, il faut tenir compte du fait que 3 modes de traitement différents peuvent être donnés , selon le type de support technologique utilisé :

  1. Formulaires web spécifiques dont le traitement est effectué au sein de la plateforme. Dans la fiche de contenu du service via certains liens, qui sont clairement spécifiés et qui, une fois pressés, redirigent vers un formulaire web qui doit être rempli, validé, signé et envoyé ; puis le récépissé de traitement apparaît et, également, une note est faite dans le registre de sortie de l'organisme de traitement et un enregistrement d'entrée dans l'organisme de destination.
  2. Les formulaires web de soumission simples sont des formulaires web évolués, qui ont une structure générique, auxquels, si nécessaire, un formulaire PDF sera ajouté en annexe jointe au formulaire web. Ce formulaire PDF se trouve dans le formulaire de catalogue. Le traitement de l'envoi simple s'effectue au sein de la plateforme. En appuyant sur le bouton vert, vous ouvrez un formulaire Web qui doit être rempli, signé et envoyé au sein de l'EACAT. Lors de l'envoi, un enregistrement sortant est créé dans l'entité de traitement et un enregistrement entrant dans l'entité de destination.
  3. Les formulaires intelligents (PDF) peuvent être téléchargés en appuyant sur le bouton vert Traitement . Ils sont dits intelligents car ils portent au moins des informations sur l'entité qu'ils traitent et sur l'entité de destination ; qui vous permet de les remplir, de les valider, de les signer et de les envoyer depuis l'extérieur de la plateforme. Lors de l'envoi, un enregistrement sortant est créé dans l'entité en cours de traitement et un enregistrement entrant dans celle de l'entité destinataire. Il n'est pas nécessaire d'aller au Catalogue mais à partir du même formulaire PDF, vous trouverez la documentation jointe qui doit être téléchargée et aussi, remplir et joindre au formulaire PDF.

Ces deux derniers types de formulaires - types b) et c) - sont accessibles, s'il s'agit d'initiales, depuis le Catalogue à l'aide du bouton vert Traitement , comme nous l'avons vu dans l'image précédente. Si le bouton est grisé, suivez les étapes décrites dans la sous-section 2.1 (Que puis-je traiter à partir du Catalogue ?).

Comment traiter à partir du flux ?

Il est traité à partir du flux lorsque vous souhaitez répondre à une procédure qui ne peut pas être effectuée à partir du Catalogue. Le flux est accessible depuis Mes Procédures .

Pour effectuer une procédure de réponse depuis le thread, vous devez d'abord :

  • Être identifié dans l'EACAT.
  • Avoir vérifié que vous travaillez avec l'entité appropriée et si ce n'est pas le changer ; pour cette raison, il est nécessaire de le vérifier en haut à droite de l'écran.

Une fois à EACAT-Procédures, vous avez besoin de :

  • Sélectionnez la sous-section Mes procédures .
  • Rendez-vous dans la Boîte de réception , s'il s'agit d'une procédure qui fait suite à celle qui nous a été envoyée précédemment ou, dans la Boîte de réception , s'il s'agit d'une procédure consécutive et qui fait suite à celle effectuée par nos soins .
  • Déployez le moteur de recherche des procédures reçues ou envoyées et renseignez les champs jugés nécessaires à la recherche de la procédure à laquelle vous souhaitez répondre.
  • Cliquez sur la procédure puis apparaît son fil, à partir duquel je peux effectuer plusieurs actions :
    • Ajoutez le numéro de dossier.
    • Sélectionnez la procédure parmi celles possibles, en utilisant Traitement ou Téléchargement , selon qu'il s'agit d'un simple formulaire de soumission Web ou d'un formulaire intelligent (PDF) , respectivement.
    • Téléchargez le dossier , téléchargez le dossier complet avec toutes les formalités et pièces jointes envoyées.

  • Cliquez sur Traitement ou Télécharger dans la procédure de réponse en cours de traitement.

  • Remplissez, validez, signez et envoyez le formulaire, que ce soit depuis la plateforme - formulaires web - ou s'il est fait hors plateforme - formulaires PDF.
    Formulaires Web

    Formulaires PDF
  • Le reçu de traitement de l'expédition s'affiche.

Reçu pour le traitement de l'envoi
  • En même temps, un enregistrement de sortie est créé au niveau de l'entité de traitement et un enregistrement d'entrée au niveau de l'entité de destination.
    Check-in et check-out du Consortium AOC
Comment sont les services selon votre technologie ?

Au sein d'EACAT-Tràmits, trois types de procédures se rejoignent quant à leur technologie et qui ont évolué au fil du temps. Ils sont les suivants :

    • Les formulaires Web sont des services résiduels mais avec des volumes considérables et avec des intégrations complexes et spécifiques dans les systèmes du fournisseur, ce qui rend leur évolution difficile.
    • Les formulaires de soumission Web simples sont des services qui existent depuis longtemps, conçus à partir de formulaires Web génériques et qui migrent progressivement vers des services conçus au format PDF.
    • Formulaires PDF intelligents . Tout nouveau service est conçu comme un formulaire PDF auto-soumis.

Les deux premiers sont traités lorsqu'il est authentifié sur la plateforme, cependant les formulaires intelligents (PDF), une fois téléchargés, portent les informations nécessaires pour qu'ils puissent être traités en dehors de la plateforme, ce qui rend leur utilisation très souple sans devoir être connecté à l'EACAT. Une fois envoyées, les informations implicites sont générées, un enregistrement d'entrée est généré pour l'entité destinataire et un enregistrement de sortie pour l'entité qu'elle traite.

Enfin, gardez à l'esprit que les formulaires PDF intelligents et les anciens formulaires Web peuvent coexister dans le même fichier.

Qu'y a-t-il dans Mes procédures et Historique SIR ?

Mes procédures et Historique SIR sont deux sous-sections composées de procédures EACAT, certaines terminées ou non ; et d'autres terminés mais pas encore inscrits à l'établissement; respectivement.

1 Qu'y a-t-il dans les différents bacs Ma Corbeille ?

Dans la sous-section Mes procédures , les procédures terminées ( Envoyées et Reçues ) et les procédures en attente ( En cours ) sont réparties dans des bacs. Il y a aussi les plateaux ( A signer , Brouillons ) relatifs à l'état des procédures conçues avec la technologie des formulaires web.

Dans chacun de ces plateaux se trouve la fonctionnalité du chercheur de procédure , dont l'apparence est similaire. Dans le cas des boîtes de réception et des boîtes d'envoi , vous pouvez effectuer des recherches avancées à l'aide des filtres suivants :

  • Service
  • Procédure
  • Dates (peut se faire entre deux dates)
  • Expéditeur / Destinataire
  • Num. enregistrement
  • Fichier

Le résultat de la recherche renvoie les entrées ou les sorties des services pour lesquels vous disposez d'autorisations, qui peuvent être exportées à l'aide d'un fichier CSV.

Dans le cas des plateaux À signer et Brouillons, comme il s'agit de procédures non envoyées, certains champs ne sont pas obligatoires et les recherches avancées sont effectuées à l'aide des filtres suivants :

  • Service
  • Procédure
  • Dates (peut se faire entre deux dates)
  • Destinataires

Les différents bacs à papier qui apparaissent dans Mes Procédures sont :

    • Les boîtes de réception et les boîtes de réception contiennent respectivement les entrées ou les sorties des services pour lesquels des autorisations sont disponibles, classées page par page en utilisant le modèle de la liste des procédures reçues ou envoyées, dont les champs coïncident avec les champs de recherche. Ce modèle reproduit la liste des procédures classées par : service, procédure, expéditeur, n°. du dossier, de l'enregistrement et de la date et de l'heure du traitement Dans les informations relatives au service, il y a un numéro entre parenthèses , relatif au no. des envois de ce fichier, qu'ils soient entrants ou sortants.

      Uniquement dans le cas de soumissions génériques , des icônes peuvent apparaître sur le côté droit des règlements , qui indiquent si cette soumission générique a été affectée ou non à un utilisateur ou à un groupe afin qu'il puisse la consulter et l'utiliser.
      Les utilisateurs qui verront l'icône sont :
      • Ceux qui ont le rôle d'inscription ( consultez le livre d'inscription en ligne dans la fonction d'inscription d'entrée / sortie ).
      • Ceux qui ont téléchargé le formulaire de soumission générique soumis.
      • Utilisateurs affectés par icône à une soumission générique spécifique, par l'un des deux types d'utilisateurs ci-dessus.

      Si l'icône est affichée en blanc comme si montré en bleu , les utilisateurs qui ont le rôle d'enregistrement et qui ont téléchargé la soumission générique peuvent lui affecter de nouveaux utilisateurs ou groupes.

      En général, pour tous les types de procédures, si vous cliquez sur une, vous entrez dans le fil d'exécution du fichier , d'où toutes les procédures liées à ce fichier sont affichées , qu'elles soient reçues ou envoyées ; ainsi que le traitement des récépissés (en cliquant sur le numéro d'inscription) ; et annexes.

      Les fonctionnalités suivantes sont disponibles à partir du fil :

      • Entrez le numéro de dossier
      • Envoyer une procédure de réponse à une autre entité.
      • Télécharger un dossier avec les formulaires des démarches, les récépissés de traitement et les annexes.

    • Bacs À signer et Brouillons , les procédures sont en attente de signature ou de brouillon , respectivement ; à condition qu'il s'agisse de procédures appartenant à des services pour lesquels des autorisations sont détenues. Ces démarches s'effectuent au sein de la plateforme comme s'il s'agissait de formulaires web et passent par différents états : brouillon et attente de signature. La liste des documents est organisée page par page à l'aide du modèle de document à signer ou à rédiger, dont les champs correspondent aux champs de recherche. Ce modèle reproduit la liste des actes classés par : service ; procédure; destinataire et date et heure de la dernière modification.
    • En cours, les procédures apparaissent qui, temporairement, n'ont pas terminé leur traitement en raison de problèmes techniques, mais qui sont en cours de traitement, et donc, d'achèvement. Ce plateau n'apparaît que lorsqu'il existe une telle procédure dans l'entité.

2. Qu'y a-t-il dans l' historique SIR ?

Dans cette sous-section, vous trouverez tous les envois d'autres entités hors de la Catalogne (envois SIR) qui ont été envoyés avant le 5 mai 2021. À partir de ce moment, les envois qui n'étaient pas gérés ont été acceptés, vous pouvez donc les trouver dans le enregistrement.

Veuillez noter que toutes les soumissions SIR acceptées apparaissent dans la boîte de réception, si vous disposez des autorisations nécessaires pour les consulter.

Quelle est la procédure d'alerte ?

L' alerte est utilisée pour indiquer le nombre total de procédures dans certains des plateaux qui composent les sous-sections Mes procédures et En attente de confirmation SIR .

Ainsi, il apparaît :

  • Le nombre total de procédures reçues qui ont été saisies depuis la dernière connexion de l'utilisateur.

  • Le nombre total de procédures de brouillon et de signature en attente , qui sont les procédures en attente qui sont dans ces états, depuis la dernière connexion de l'utilisateur
  • .
  • Le nombre total de procédures En cours, qui, temporairement, n'ont pas terminé leur traitement en raison de problèmes techniques, mais sont en cours de traitement, et donc, d'achèvement, depuis la dernière connexion. Cette section de l'alerte apparaît chaque fois qu'il existe des procédures dans cet état autrement.

Comme vous pouvez le voir, l'Alerte est un outil qui permet aux utilisateurs d'EACAT qui traitent quotidiennement d'avoir une vue immédiate des tâches en attente . En un coup d'œil, les utilisateurs font une composition rapide des tâches à effectuer ; pour cette raison, en plus d'être situé dans la section Procédures, il a également été placé dans la section Démarrer .

En cliquant sur les différentes sections de l' Alerte, vous serez redirigé vers chacun des plateaux dans Mes procédures ou Confirmation SIR en attente .

A quoi sert la fenêtre d'inscription ?

Le Guichet d'Enregistrement est le guichet virtuel de présentation de la documentation associée aux services de traitement inter-administrations. Ce bureau envoie la documentation soumise au registre électronique de l'organisme destinataire et renvoie le récépissé correspondant.

L'un des moyens de traiter l'EACAT consiste à utiliser la fenêtre d'inscription, en utilisant ou non des formulaires PDF. Pour ce faire, nous procéderons comme suit :

  1. Découvrez si notre procédure peut être envoyée via la fenêtre d'inscription . Il faut donc se rendre à la rubrique Comment ça se fait ? , c'est-à-dire les instructions spécifiques à chaque procédure dans sa description dans le Catalogue.
  2. Téléchargez, remplissez, validez et signez le formulaire téléchargé via le bouton vert Traitement qui apparaît dans les informations sur la procédure dans le Catalogue.
  3. Accédez à la fenêtre d'enregistrement en cliquant sur Procédures et, plus précisément, sur la sous-section Fenêtre d'enregistrement .
  4. Cliquez sur Parcourir où vous soumettez la procédure à soumettre pour rechercher le formulaire sur notre ordinateur. Nous pouvons également joindre les documents joints au formulaire à Documents joints en cliquant sur Joindre un autre document .

Tous les formulaires ne peuvent pas être soumis via cette fenêtre. Tous ceux qui doivent être joints à une soumission continueront de le faire. Pour savoir à quel canal envoyer chaque procédure, vous devez suivre la section Comment faire, c'est-à-dire les instructions spécifiques à chaque procédure dans votre description dans le Catalogue.

En ce qui concerne les annexes à la fenêtre d'enregistrement EACAT, il faut tenir compte des éléments suivants :

  • En règle générale
    • Le premier document à télécharger doit être un PDF.
    • Les noms de fichiers ne peuvent pas dépasser 80 caractères.
    • Les documents joints peuvent avoir n'importe quelle extension.
    • Le nombre maximum de pièces jointes (hors formulaire PDF soumis) est de 10.
    • La taille maximale du fichier est de 10 Mo
  • Par exception, le SIR
    • Le nombre maximum de documents (y compris le formulaire PDF soumis) est de 5.
    • La taille de fichier maximale est de 10 Mo, tous les fichiers ensemble ne peuvent pas dépasser 15 Mo.
    • Les extensions prises en charge sont : jpg, .jpeg, .odt, .odp, .ods, .odg, .docx, .xlsx, .pptx, .pdf, .png, .rtf, .svg, .tiff, .txt, .xsig , .xml
Enregistrement et départ

Il est fait mention du Registre EACAT des entrées et sorties car il fait partie de la procédure inter-administrative. Tous les documents de la Boîte de réception et des Boîtes d'envoi de Mes Procédures sont des documents qui apparaissent dans le Registre , car il s'agit de documents complétés et, par conséquent, avec un numéro d'enregistrement de sortie dans l'entité émettrice et une entrée dans l'entité de destination. Veuillez noter qu'il existe des types de documents dans le registre qui ne sont pas des procédures en soi ; par exemple, les factures.

Pour vérifier le check-in et le check-out, rendez-vous dans la section Check -in. Et, pour que cette section apparaisse, il est nécessaire d'avoir le rôle d'inscription ( Consultez le livre d'inscription en ligne dans la fonctionnalité d'inscription d'entrée / sortie) .