Manual del Catálogo de trámites

El Catálogo de trámites es el conjunto ordenado de servicios específicos activos, con sus trámites, que los prestamistas ponen a disposición de sus destinatarios para que tenga lugar una tramitación interadministrativa electrónica.

• Prestador : son, en la mayoría de los casos, los departamentos de la Generalidad o sus entes dependientes así como otras administraciones.
• Destinatarios : los entes locales, un departamento de la Generalidad, un ente dependiente de la Generalidad, etc.
• Trámite : realizar una solicitud; emitir un certificado; aportar documentación, realizar una resolución; informar de un cambio de estado, etc. El conjunto de trámites conforman un servicio específico electrónico.

Es importante tener en cuenta que en EACAT existen servicios específicos y servicios genéricos; y que los servicios se estructuren en un conjunto de trámites.

Un servicio específico puede ser PRE - Subvenciones retribuciones a cargos electos 2020 , cuyo prestador es el Departamento de la Presidencia de la Generalidad de Cataluña y los destinatarios son los ayuntamientos de Cataluña. Los trámites que lo componen son: solicitud de subvención, aportación de documentación, justificación de subvención , entre otros. En cambio, los servicios genéricos son aquellos susceptibles de utilizarse por cualquier ente adherido a EACAT, como por ejemplo: el envío genérico , el servicio de intercambio de restistros fuera de Cataluña –SIR-, etc.

También es importante saber que el Catálogo es la puerta de entrada para iniciar la tramitación online, los trámites que NO inician un procedimiento y que, por tanto, ocurran después de estos, habrá que ir a buscarlos a la subsección de Mis trámites , dentro del flujo de tramitación .

Hay que decir que el Catálogo se puede visualizar de acuerdo con diferentes categorías : por entes pretadores; por temas y subtemas; y por tipologías de los servicios.

Y, para finalizar, es necesario que quede clara la estructuración en partes del Catálogo : ¿Qué es? y Consejos de búsqueda; el buscador simple y avanzado; y el Catálogo de trámites .

Sólo decir sobre ¿Qué es? y Consejos de búsqueda que se encuentran en la zona inicial del Catálogo de trámites, la cual puede mantenerse desplegada o cerrada, tanto en el caso de la explicación de las tareas principales ( ¿Qué es? ) como en el caso de los Consejos de búsqueda (como buscan los buscadores). EACAT guardará esta zona tal y como la haya guardado la última vez que se ha trabajado en la plataforma (desplegada o cerrada).

Ser usuario de EACAT, es decir disponer de usuario y contraseña; o certificado electrónico que permita entrar dentro de la plataforma.

1. Accediendo a EACAT , mediante el usuario y contraseña o certificado electrónico.
2. Pulsando Trámites / Catálogo de trámites.

El Catálogo de trámites que visualiza un usuario tiene que ver con la asignación de servicios por entes y usuarios.

La asignación de servicios al ente se realiza desde el Consorci AOC cuando se define un servicio; y la asignación de servicios a un determinado usuario lo hace el gestor de usuarios del ente.

Con carácter general, el Catálogo es el conjunto de los servicios específicos de EACAT. Sin embargo, hay que tener en cuenta que, el Catálogo de trámites que vemos está conformado por los servicios específicos para los que nuestra entidad tiene permisos. Por tanto, por un lado, la visualización del Catálogo depende de los permisos que tenga nuestro ente .

Por otra parte, hay que tener cuenta, también, que dos usuarios del mismo ente , con permisos en servicios diferentes, verán lo mismo en el Catálogo de trámites, pero no podrán realizar las mismas acciones . En el momento que vayamos a tramitar, sólo el usuario que tenga permisos en el servicio tendrá el botón verde Tramita y podrá tramitarlo.

Dicho esto, la nueva versión del Catálogo permite visualizarlo ordenado según 3 categorías :

• Para entes prestamistas , como se ha visualizado siempre desde la primera versión del Catálogo. Los entes prestamistas son las entidades que prestan el servicio.
• Por temas y subtemas. Son dos categorías que van relacionadas entre sí. Esto significa que primero tendré que seleccionar un tema para después seleccionar un subtema, de entre los que le corresponden. Tienen que ver con las materias o ámbitos temáticos en los que se encuentra encuadrado cada servicio.

• Por tipologías. Tienen que ver más con las funciones genéricas administrativas en las que están clasificados los servicios.

En relación con los ítems de las diferentes categorías (temas y subtemas; y tipologías), encontrarás esta información en la FAQ sobre CT - ¿Cuáles son las categorías organizativas del Catálogo de trámites .

El usuario puede ver todo el Catálogo entero pero depende de la entidad puede llegar a ser muy largo; por eso, si se quiere ver sólo una pequeña porción o sólo un servicio, se puede realizar utilizando el buscador simple (por palabras) o avanzado (por categorías).

4.1 Gestión del Catálogo en Mi espacio

El usuario puede guardar la visualización del Catálogo de trámites en la sección de Configuración y, concretamente, en la subsección Mi espacio , donde pone Catálogo vista por defecto . De modo que cuando entre como usuario, en aquella entidad o en cualquier otra de la que sea usuario, se mantenga la misma clasificación de servicios.

Un mismo usuario que trabaja en muchos nos podrá seleccionar con un cheque como quiere ver el Catálogo en todos los entes; o, también, podrá escoger cómo lo quiere ver en cada uno de los entes en los que trabaje ( puede que en un ente le interese ver los servicios clasificados por tema y subtema; y en otro nos le interese ver el Catálogo clasificado por tipologías).

Un servicio de EACAT viene definido por un prestamista –ente u organismo que lo ofrece al resto de ente-. Normalmente, son los departamentos de la Generalitat, pero también pueden ser prestamistas los entes locales, los entes parlamentarios y otros entes.

Es necesario saber que los servicios pueden ser específicos o genéricos. Los primeros son aquellos que aparecen en el Catálogo de trámites; que les ha definido, concretamente, un prestamista; y que están conformados por un conjunto de trámites que se dirigen a un conjunto de entes destinatarios. Los segundos son aquellos que están definidos para que puedan utilizarse por cualquiera de los entes adheridos a EACAT y cualquier usuario que disponga de los permisos.

Los servicios específicos son los que aparecen en el Catálogo, como por ejemplo:

• PRE - Subvenciones retribuciones a cargos electos 2020
• PRE - Cambio de nombre entidades y núcleos de población
• CLT - OSIC - Subvenciones – Letras
• SOC - Formación con compromiso de contratación 2019
• SOC - Proyectos Singulares - Convocatoria anticipada 2019 - Línea 2

Los servicios genéricos son los susceptibles de ser utilizados por cualquier ente, como por ejemplo:

• El envío genérico
• El envío de información, escritos y documentos (se utiliza desde la sección aplicaciones)
• La Notificación - Comunicación electrónica de la Generalidad de Cataluña y su sector público

Un trámite en EACAT es aquella comunicación o envío que sale de un ente y va a parar a otro. Es una de las partes en las que se compone un servicio; es decir, que un servicio está conformado por uno o más trámites.

Hay que diferenciar entre trámites iniciales que inician un procedimiento y los trámites de respuesta , que son el resto.

a) Un trámite inicial es aquél que puede desencadenar el resto del proceso interadministrativo. Por ejemplo, en una subvención cualquiera, el trámite inicial es el de solicitud. Los trámites que le seguirán normalmente, y que no son iniciales, son: el requerimiento de documentación, la respuesta al requerimiento, la justificación de gastos y la resolución. Esto significa que sólo se pueden realizar , desde el Catálogo , aquellos trámites que sean iniciables .

b) Un trámite de respuesta , es el que da continuidad al expediente ya iniciado. Para tramitarlo es necesario acudir al flujo de tramitación , al que se accede buscando el trámite en la subsección de Mis trámites, y clicando sobre él.

Una vez en el flujo de tramitación, es necesario seleccionar aquel trámite que quiero abrir y pulsar Responde al trámite .

Al acceder a un servicio desde el Catálogo, se verá todo su ciclo de vida , es decir el conjunto de trámites que lo componen, y al seleccionar uno, si es inicial, nos aparecerá una ficha de contenidos con un botón verde para poder tramitar así como toda una serie de información sobre el trámite: descripción, descripción breve, cómo se hace, documentación, información adicional y plazos.

La información de cualquiera de los trámites aparecerá en el Catálogo, pero, como ya se ha dicho, sólo se pueden tramitar los trámites que son iniciales en los que aparecerá el botón verde Tramita ; si no es inicial, el botón aparecerá de color gris y no se permitirá su tramitación.

Los trámites , al mismo tiempo, pueden ser permanentes o no , dependiendo de si están sometidos a unos plazos específicos o no.

Hay varias formas de buscar un servicio específico. Y éstas tienen relación con la utilización de los diferentes buscadores que existen: el buscador simple, que busca por palabras y, el buscador avanzado, que busca por categorías (prestadores; temas y subtemas; y tipologías).

a) Buscador simple

A través del buscador simple, se puede buscar un servicio específico poniendo las palabras que consideremos más importantes.

El buscador, una vez incorporada la palabra o palabras clave, buscará, en todos los nombres de los servicios y trámites y dentro de los contenidos del servicio y de los trámites, y devolverá todos aquellos servicios que cumplen con la búsqueda.

En el resultado de la búsqueda aparece: el número de servicios encontrados y otro buscador para precisar más la búsqueda, en caso de que el resultado se quiera acotar más (permite realizar una búsqueda sobre el resultado de la primera búsqueda).

b) El buscador avanzado

Para utilizar el buscador avanzado es necesario pulsar Búsqueda avanzada. Tiene una serie de categorías que permiten tener un resultado más preciso.

Las diferentes categorías son las mismas por las que se puede visualizar el Catálogo y que son:

• Nos prestamistas
• Tema y subtema son dos categorías que van relacionadas entre sí. Esto significa que primero tendré que seleccionar un tema, para después seleccionar un subtema de entra los que le corresponden.
• Tipologías

Estas categorías son complementarias, por lo que puedo buscar por una o más categorías a la vez. Se pueden encontrar los ítems de estas categorías en la FAQ CT – ¿Cuáles son las categorías organizativas Catálogo de trámites ?

Si realizamos una búsqueda por tema y subtema; por tipología; y por prestamista, de la siguiente manera:

El resultado de la búsqueda nos permite realizar todavía una segunda búsqueda sobre este resultado para precisar aún más.

Una tramitación electrónica se inicia desde el Catálogo de trámites, desde un trámite inicial de un servicio específico.

Los pasos a realizar son:

• • Solicitar permisos para el servicio específico con el que se quiere tramitar en el gestor de usuarios de EACAT de nuestro ente.

• • Buscar el servicio en el buscador avanzado -por categorías- o en el buscador simple -por palabras-. Se ha utilizado el buscador simple y se han añadido las palabras clave.

• • Pulsar el servicio con el que se quiere tramitar

Y aparece la información del servicio así como todos los trámites que forman su hilo de vida.

• • Pulsar uno de los trámites inicial del servicio.
    

• Aparecen los contenidos de aquel trámite y al pulsar el botón verde se inicia la tramitación, abriéndose el formulario PDF a rellenar. Si el botón aparece de color gris, no podemos iniciar la tramitación. En este caso, podemos consultar la FAQ: GT - ¿El botón "Tramita", cuando está de color verde o gris?
• Se abrirá un formulario. Aquí hay que explicar que hay formularios de diferentes tipos y también diferentes formas de tramitar . Así pues, las diferentes formas de tramitar en EACAT son:
  • • Fuera de EACAT , mediante un formulario inteligente autoenviable (formulario PDF). Cuando pulsamos el botón verde Tramita , se descarga el formulario y se guarda en nuestro ordenador, desde donde podremos, finalizarlo, firmarlo y enviarlo sin tener que entrar en EACAT.

  

  • Por ventanilla de registro de EACAT , mediante formularios que pueden ser PDF o no . Después de pulsar el botón verde, se descarga un formulario en nuestro ordenador, que se rellena, valida y firma, fuera de EACAT. Y, en el momento de enviarlo accedemos a EACAT, concretamente en la ventanilla de registro, que la encontramos pulsando Tràmits y la subsección Ventanilla de registro .

Donde pone Trámite a presentar pulsamos Examinar para buscar el formulario en nuestro ordenador. También podremos anexar los documentos adjuntos al formulario en Documentación anexa pulsando Anexa otro documento .

La información específica sobre los documentos adjuntos la podemos encontrar en la FAQ GT – ¿Qué peso pueden tener los anexos de la ventanilla de registro? No todos los formularios se pueden enviar por esta ventanilla. Para saber cuál es el canal para enviar cada trámite, es necesario seguir el apartado ¿Cómo se hace? , es decir las instrucciones específicas de cada trámite en su descripción del Catálogo.

• • Dentro de EACAT , mediante formularios web . Se accede bien desde el botón verde o desde determinados links ubicados en la Descripción de la ficha de contenidos del servicio.

Estos links nos redireccionan a un formulario web a cumplimentar, validar, firmar y enviar. Esta forma de tramitación la tienen servicios residuales pero con volúmenes considerables y con integraciones en los sistemas del prestamista. Se trata de servicios complejos y específicos, lo que hace difícil su evolución.

• Una vez enviado, se anotará en el registro telemático un registro de salida del ente y uno de entrada en el ente destinatario, respectivamente. También encontraremos una anotación en la bandeja única de trámites de Mis trámites , que al tratarse de trámites iniciales crearán un nuevo flujo de tramitación.